自社ホームページを運営する中で、以下のようなお悩みはありませんか？
- 保守管理費用が高く、コスト削減のため管理業者を変更したい
- 既存業者のサポートの質が低く、レスポンスが遅く困っている
- 既存業者と意思疎通がうまくいかず、要望が正確に反映されず困っている
- ホームページを制作してくれた業者と連絡が取れなくなってしまった
- ホームページのリニューアルを機に制作会社の変更をしようと思っている
このようなことでお悩みの場合、ホームページの制作会社・管理業者の変更を検討してみることをおすすめします。
この記事では、ホームページの制作会社・管理業者を変更する方法と注意点を解説します！
ホームページの制作会社・管理業者を変更するときの流れ
まずは、ホームページの制作会社・管理業者を変更するときは、以下の流れで対応を行います。
- 現在の契約内容を確認する
- 新しい制作会社・管理業者を選定する
- 現在の管理業者に解約通知を行う
- 現在の管理業者にホームページに関連するデータや情報を共有いただく
- 新しい管理業者との契約を行う
- 必要な場合サーバーやドメインの移管を行う
それぞれの手順について詳しく解説します！
Step1.現在の契約内容を確認する
まずは、現在の契約内容を確認しましょう。
契約期間や契約の縛りを確認する
ホームページをリース契約している場合、途中解約ができない場合や解約する場合に違約金が発生する場合があります。
さらに、契約の内容によってはホームページが自社の所有物にならない場合があるので注意しましょう。
また、制作会社が独自のシステムでホームページを提供している場合、ホームページの移管ができない場合があるので注意してください。
ホームページの管理・保守費用を確認する
管理業者の変更理由がコスト面である場合、業者を変更することでコストを削減できるのかを知っておく必要があります。
以下の記事でホームページ管理・保守費用の内訳と相場を解説しているので、参考にしてみてください。
ホームページ管理・保守費用の内訳と相場とは？
サーバーとドメインの契約者を確認する
ホームページに使用しているサーバーとドメインを制作会社と自社どちらで契約して管理しているかを確認しましょう。
ホームページの保守管理費用にサーバーとドメインの費用が含まれている場合、制作会社が契約を行っている可能性があります。
その場合、サーバーとドメインの移管作業が必要になるので注意しましょう。
また、自社で契約したが、どのサービスで契約したかわからなくなった場合は、制作会社に確認するか、以下の記事を参考に調べてみてください。
Webサイトのサーバー・ドメイン・CMS等の情報を調べる方法
Step2.新しい制作会社・管理業者を選定する
現在の契約内容を確認した上で、業者を変更して問題ないことがわかったら、次に新しい制作会社・管理業者を選定します。
既存の制作会社・管理業者の問題点や課題を洗い出した上で、それを改善・実現できそうなところを選定しましょう。
Web制作会社の種類と特徴については、こちらの記事を参考にしてください。
発注前に知っておきたい！Web制作会社の種類と特徴
また、現在の管理業者に解約通知を行う前に、選定した制作会社・管理業者と打ち合わせを行い、現在のホームページを確認してもらい、業務の引継ぎを行ってもらえるかを確認します。
この時、契約条件や金額感についても必ず確認しておきましょう。
Step3.現在の管理業者に解約通知を行う
新しい管理業者が見つかり、契約条件や金額感が問題なければ、現在の管理業者の解約の旨を伝えましょう。
解約通知を行ってからも、しばらくは既存業者との関係が続くので、良好な関係を維持し、必要な情報のやり取りをスムーズに行えるようにしましょう。
Step4.現在の管理業者にホームページに関連するデータや情報を共有いただく
管理業者の変更に伴い、ホームページに関連するデータや情報を共有していただきます。
例えば、以下のようなものです。
- ドメイン・サーバーの管理情報
- FTP情報
- WordPressなどCMS（コンテンツ管理システム）のログイン情報
- HTML、JavaScript、CSSなどのソースコード
- ホームページのデザインデータ
- GoogleタグマネージャーやGoogleアナリティクス、Googleサーチコンソールなど導入ツールの情報
既存業者にどんな情報を共有してもらったら良いかわからない場合は、新しい管理業者とコミュニケーションを取り、必要な情報を把握しましょう。
Step5.新しい管理業者との契約を行う
既存業者から情報を共有いただくのと合わせて、新しい管理業者との契約を進めていきます。
契約を結ぶ前に、提供されるサービスの詳細、料金体系、サポートの範囲、契約期間、解約条件などの契約内容を慎重に確認し、不明点や懸念事項があれば、契約前にクリアにしておくことが大切です。
Step6.必要な場合サーバーやドメインの移管を行う
新しい管理業者への移行にあたり、サーバーやドメインの移管が必要な場合は、この手続きを行います。
移管手順は、サービスによって異なるため、事前に手順や必要な情報を確認し、新旧の業者間でスムーズに情報が移行できるよう調整しましょう。
サーバー移管については、こちらの記事を参考にしてください。
【エンジニア監修】ドメインはそのまま！サーバー移行手順と注意点を解説
ホームページの制作会社・管理業者を変更するときの注意点3選
次に、ホームページの制作会社・管理業者を変更するときの注意点を解説します。
主に、以下の3点に注意しましょう。
- ホームページの制作会社・管理業者の変更時に別途費用が発生する場合がある
- 各種ツールの管理権限・アクセス権限を確認しておく
- 著作権の帰属先を確認しておく
それぞれの注意点について詳しく解説します！
ホームページの制作会社・管理業者の変更時に別途費用が発生する場合がある
ホームページの管理業者変更時には、新旧業者の保守・管理費用の他に、移行作業に関わる費用が発生する場合があります。
これは、既存業者がホームページに関するデータや情報を整理するために工数が発生したり、サーバーやドメインの移管にも工数が発生するためです。
事前にどの程度費用がかかるかを確認するようにしましょう。
各種ツールの管理権限・アクセス権限を確認しておく
ホームページの管理業者変更に伴い、各種ツールの管理権限やアクセス権限の設定を確認して、必要に応じて変更するようにしましょう。
例えば、以下のようなものを確認・変更するようにします。
- Googleタグマネージャー、Googleアナリティクス、Googleアナリティクスのアクセス権限
- WordPressなどCMS（コンテンツ管理システム）のログイン情報
- ドメイン・サーバーのサービスのログイン情報
- FTPアカウントのパスワード
著作権の帰属先を確認しておく
Web制作会社が制作したホームページの著作権は、顧客に譲渡するのが一般的です。
契約書にその旨が記載されているかを確認するようにしましょう。
デザインデータ、画像、動画、記事などの著作権が自社に帰属しているかを確認しておくことで、業者変更後のトラブルを防ぐことができます。
まとめ
ここまで、ホームページの制作会社・管理業者を変更する方法と注意点を解説してきました。
ホームページの制作会社・管理業者を変更するには、手間と時間、費用がかかります。
本当に変更するべきか、慎重に検討して対応しましょう！
既存業者とのやり取りを円滑に進めるためには、依頼方法にもコツがいる場合があります。
ぜひ、こちらの記事も参考にしてみてください。
Webサイトの更新を依頼する際のコツ3選
