企業内の広報担当や総務担当の方がWebサイトを更新したい場合、更新作業は専門の人に依頼することが多くなります。
しかし、その中で、なかなか意図が伝わらず、何度も手戻りが発生したり、公開後に修正漏れに気付くといったことはありませんか？
今回は、手戻りや修正漏れを防ぐための依頼のコツをまとめてみました。
Webサイトを更新するのはこんな人
更新作業の担当者は、企業によって様々ですが、主に下記の3パターンに分けられます。
社内の更新担当者
セキュリティ面から情報を別の会社に出すことが難しい場合、社内に更新担当のチームを置きます。
専門知識を有した派遣社員や、別会社のスタッフが常駐している場合もあります。
グループ会社、関連会社
複数のグループ会社があるような、規模が大きい企業の場合、グループ会社や子会社に依頼することもあります。
Web制作会社
サイト制作を依頼した会社に、そのまま更新作業を依頼するパターンです。
保守契約を結ぶか、更新頻度が低い場合は都度スポットで依頼することもあります。
Web制作会社の場合はあなたの会社以外にも多くの依頼を受けている場合が多いですが、
社内やグループ会社の場合は、あなたの会社のWebサイトの構成を熟知しているでしょう。
手戻りや修正漏れが起きる原因
このような更新作業の担当者に依頼した際、手戻りや修正漏れが起きる原因の多くは「認識違い」「作業ミス」です。
今回は特に「認識違い」が起きる原因とその対策を3つ挙げます。
認識違いが起きる原因①情報不足
依頼する際に、必要な情報が網羅されていない場合が一番多い原因ではないでしょうか。
これを改善するためには、5W1Hを意識した依頼を心がけましょう。
5W1HとはWho（だれが）When（いつ）、Where（どこで）、What（なにを）、Why（なぜ）、How（どのように）を指し示す言葉です。
5W1Hを意識した文章を構成することで、伝えたい情報の主旨が明確になり、かつ過不足なく伝えることができます。
優先順位の高い順に解説していきます！
Webサイトの更新依頼において特に重要なのは「Why（なぜ）」すなわち目的の共有です。
なぜこの情報を掲載もしくは取り下げなければならないのか？依頼の目的は何でしょう？
例）
- 法律の変更に対応するため
- 役員の変更といった人事を広報するため
- 来月に新商品を発売するため
- 誤字を見つけたため
といった具合に、実際は事情や緊急度など様々です。
ここで、目的が共有されていれば、更新担当者側からの
「あわせてこの箇所の修正も必要では？」「この変更を行うだけでも良いのではないか？」といった、サイトの作りに精通しているからこその提案を受けられるようになり、より適切な掲載を行うことができます。
最終確認者はだれなのか、指示を出す人（あなた）なのか、さらにその上長まで確認が必要なのかによって公開までのリードタイムが変わってくることがあります。
社内調整も行っておき、誰の決裁が必要なのか明らかにしておきましょう。
公開日はいつなのか、それより早くてもいいのか、時間指定ぴったりの公開が必要なのか？
これも明らかにしておくことが必要です。
1つのページについて複数の修正が同時に走る場合もあり、公開タイミングを明らかにしておくことで一度直したはずの情報が戻ってしまう、いわゆる「先祖返り」を防げます。
企業のWebサイトは、目的に合わせて複数にわたる場合が多くあります。例えば採用サイトは別であったり、製品サイトを別立てすることもあります。
どのサイトのことなのか、的確に指示をすることで手戻りが少なくなります。
何を伝えたいのか？
Whyは目的ですが、そのために何をどう変えるのかはしっかり決めておきましょう。
ここが何度も変わると公開遅れやミスの原因になります。
専用のサイトやページを作るのか、既存ページの情報を書き換えるのか？
公開後にSNSなどで拡散を図る場合はそれを意識した設計にすることも考えておきたいですね。
これら5W1Hが網羅された依頼になっているか、再度確認してみてはいかがでしょうか？
認識違いが起きる原因②わかりにくい
- 採用サイトの月給を25万円に変更してください。
- 広島営業所の表記を削除してください。
このように、メールやチャットツールを活用して文字で依頼することも多いですが、
実は採用サイトには募集職種が複数あり、変更したいのは営業職のみであったり、
「広島営業所」が事業所紹介と沿革に掲載されているなど、
読み取り方でちょっとした認識の齟齬が起きやすくなります。
なるべく直感的に伝わる修正指示を行い、認識の齟齬を防ぎましょう。
認識違いが起きる原因③更新担当者との情報格差
例え同じ会社の人であっても、部署や立場によって知っている情報には差が出るものです。
- 「課長に確認お願いします！」
→どの部署の課長のことだろう…？ - 「製品の写真を先週発売した新商品に変えておいてください」
→新商品ってどれ？ - 「製品ロゴはコーポレートサイトと製品サポートサイトに掲載されている」
→コーポレートサイトしか変更してなかった！
発売情報や商品知識、サイトの関係性や登場人物といった前提条件は「これぐらい知っているだろう」と思い込まず、なるべく丁寧に伝えることを心がけましょう。
認識違いを減らす方法
ここまで、どうして認識違いが起きるのかについて見てきました。
認識違いを軽減するには、下記の3つを意識したやり取りを行うことが大切です。
- 5W1Hを網羅した依頼をする
- 文字だけで指示せず、画面イメージなどを活用して直感的に伝わる指示をする
- 情報格差を埋めるため、関連情報を丁寧に伝える
修正指示は、画面イメージと修正指示を併記すると非常にわかりやすく、直感的なものになります。
弊社で開発しているAUNは直感的な修正指示出しにおすすめです！
また、依頼管理ツールの「トコトン」は、AUNを活用して直感的な指示が出せるだけでなく、公開希望日など5W1Hを網羅した依頼のやり取りに適しており、過去の依頼も残るため、情報が蓄積され、情報格差も軽減されます。
認識違いによる手戻りや修正漏れにお悩みでしたら、トコトンの導入もぜひご検討ください！
