コーポレートサイトをはじめとしたWebサイトは、
公開してそのままということはなく、更新や追加などの運用がつきものです。
その運用体制を構築する際、広報や総務などの専門部署が一元管理をするべきか、
各部署に裁量を持たせ、任せる方が良いのか、悩むのではないでしょうか。
人数も時間も限られている中で、継続可能な運用体制を築き、よりよいWebサイト運用を行っていくにはどのような体制が良いのか、これまで様々なWebサイトの構築や運用を行ってきた視点で解説します。
専門部署が一元管理する場合
広報や総務部といった部門がこの役割を担う場合が多いかと思います。
製品情報は営業部から、採用情報は人事部から…と専門部署が更新に必要な情報を収集、取りまとめを行い、更新作業担当者と連携して進めていきます。
・全体を見た効率的な更新が行え、コストの最適化やセキュリティ対策を図ることができる
・全社的なトーン＆マナーの一貫性を担保しやすい
・一度集約のフェーズを挟むため、タイムリーな更新ができず、更新スピードが遅くなってしまう場合がある
・他部署の当事者意識が薄れやすい
各部署に任せる場合
採用に関わる部分は人事部に、製品に関わることは営業部など、Webサイトやコンテンツごとに担当部署に任せて運営します。
・各部署の現場感覚やマーケット感覚をコンテンツ発信に生かし、スピード感のある更新ができる
・各部署が主体的な意識をもって取り組める
・コンテンツの品質や表現がばらついたり、全社的なトーン＆マナーの一貫性が損なわれやすい
・システムやアセットを共用しないことによる重複コストが発生することがある
・専門知識や熱意を持った担当者を各部署に均等に配置することが難しく、主業務と並行すると更新ペースがまちまちになる
それぞれに利点と課題がありますね。
結局どちらがよいのか？
どちらの体制にもメリット・デメリットがありますが、
様々なWebサイト構築・運用に関わってきた私たちがおすすめしたいのはこのような体制です。
コーポレートサイトを広報や総務部といった専門部署が一元管理し、
専門的な内容は別途サイトを立ち上げ、各部署に裁量を持たせ運用する
企業の顔となるコーポレートサイトについては、表現や品質を揃えるために専門部署で一元管理するようにし、
採用や営業など、目的が明確なものは別のWebサイトを立ち上げ、その目的を持った各部署に裁量を持たせて運用することで、スムーズなWebサイト運営が行えます。
コーポレートサイトやWebサイトの種類についてはこちらでも詳しく解説しています。
よりよい運用を行うために
Webサイト運用には、これなら必ずうまくいくという正解はなく、企業ごとの体制や文化など、様々な要因でやりやすい体制は変わってきます。
ただ、どんな体制でも必要なのは、運用でやってきたことを記録すること、それを関係者間で適切に共有することです。
例えば、代表が年始のあいさつを毎年発信しているのであれば、事前にあいさつ文を受領し、年始に公開できるように準備をしておく必要がありますし、採用であれば、インターンの募集はいつごろから行うのか、それは誰にいつまでに確認すればよいのか、どこに掲載するのかなど、整理しておけば直前に慌てることなく掲載することができます。
実際の掲載作業は専門の更新担当者が行うことも多いため、掲載までのリードタイムを考えながら、適切なタイミングで掲載作業を依頼することができれば、伝達ミスも減り、スムーズかつ安全な運用が可能です。
記録と共有、更新依頼に適したツールとして依頼管理ツール「トコトン」がおすすめです。
「トコトン」は、更新担当者に更新依頼を行うツールで、依頼を蓄積していくことで自然に運用履歴が記録され、関係者間で共有されます。
一括管理の場合も、各部署で裁量を持って運用する場合も、更新担当者への依頼を通じて情報共有が行えるため、よりよいWebサイト運用が行えます。
Webサイト運用にお困りの方は、ぜひ「トコトン」の導入をご検討ください！
