「またメールが山積み…」「どの案件がどこまで進んでいるのか分からない」「クライアントからの依頼が埋もれてしまった」
Web制作会社のディレクターや企業のサイト保守を担当している方なら、このような経験は一度や二度ではないはずです。メールでのやり取りが増えれば増えるほど、管理が複雑になり、結果的に業務効率が悪化してしまう「メール地獄」。
本記事では、実際にこの課題を解決した企業の成功事例をもとに、Web保守管理の効率化方法とツール選びのポイントを詳しく解説します。
Web保守管理における「メール地獄」の実態
よくある課題パターン
Web保守の業務でメールを使っていると、以下のような問題が頻繁に発生します。
1. 複数の連絡手段が混在する問題
クライアントによって連絡手段がバラバラで、管理が困難になるケースです。
- A社：メール + 電話
- B社：メール + Slack + 電話
- C社：メール + ChatWork
- D社：メール + LINE
結果、どこに何の情報があるか分からず、対応漏れが発生してしまいます。
2. 膨大な量のメール処理による業務圧迫
特に大手企業を担当している場合、複数の部署の各担当から一日に数十件のメールが届くことも珍しくありません。
さらに近年は迷惑メールが増加しており、フィルタリングをすり抜けて多くの迷惑メールが届き、見落としの原因にもなっています。
- 朝一番に100件単位の未読メール
- 迷惑メールに埋もれる大事なメールの仕分け
- 緊急度の判断に時間がかかる
- 意図を汲み取る手間、返信文面を考える手間に追われて本来の作業時間が削られる
3. 進捗管理の混乱状態
メールベースでの進捗管理では、以下の問題が生じがちです。
- 案件の現在の状況が一目で分からない
- 過去のやり取りを探すのに時間がかかる
- チーム内での情報共有が困難
- 担当者が不在時の引き継ぎが大変
4. タスク管理の煩雑化
メールが増えれば増えるほど、何が優先すべき作業なのか分からなくなってしまいますよね…
- 緊急度と重要度の整理ができない
- 締切管理が属人化
- 作業の重複や漏れが発生
- クライアントへの報告タイミングがバラバラ
実際の事例をマンガにしています。こういうの、あるあるですよね…
トコトンなら、これらの課題をまとめて解決！
上記のような「メール地獄」の課題、実はWeb保守に特化した管理ツール「トコトン」 なら一気に解決できます！
トコトンで実現できること
- 複数の連絡手段を一元化 – メール、電話、チャットの情報をすべて一箇所で管理
- 進捗状況の見える化 – 案件の現在のステータスが一目で分かる
- タスクの優先度管理 – 緊急度と重要度を自動的に整理
- チーム内情報共有 – 担当者が不在でもスムーズな引き継ぎが可能
- クライアント対応の効率化 – 定型的な対応フローで時間短縮
「うちの会社でも本当に効果が出るの？」
そんな疑問をお持ちの方に、実際にトコトンを導入し、メール地獄から脱出した企業の成功事例をご紹介します。
メール地獄から脱出した事例
実際にこれらの課題を解決した企業の事例をご紹介します。
事例1：アジサイ株式会社様
- メール、電話、チャットツールが混在し、対応漏れが発生
- 案件の進捗状況が見えず、情報共有に時間がかかる
- 情報の一元化により手間とコストを大幅削減
- 一目瞭然の修正指示で、コミュニケーションコストが大幅に削減
- 個人に頼らない案件管理が実現
詳しい導入事例はこちら
事例2：株式会社アッシェ様 – 10年運用での業務フロー改革
- 電話やメールに依存した顧客とのコミュニケーションによる情報の分散
- 頻繁に発生する購入対応により、収益が安定せずセールスメンバーへの負担も増大していた
- 顧客対応の標準化を実現
- 業務運用の効率が大幅に向上
- クライアント満足度の向上
詳しい導入事例はこちら
事例3：スパークジャパン株式会社様 – 大企業での業務効率改善
- 一日に処理するメール数が膨大で、更新依頼のメール処理だけで莫大なコスト
- お客様からの情報を効率的に伝えられず、引き継ぎ漏れが発生
- 本来の強みを生かした提案をする余裕が無い
- 情報の一元化で、毎日1時間かかっていた情報共有のミーティングがわずか10分に
- 業務フローが簡略化され、着手から完了までの時間が大幅に短縮
- 提案の余裕が生まれ、顧客満足度がアップ
詳しい導入事例はこちら
Web保守管理効率化の具体的なステップ
これらの事例から、保守管理効率化に成功した企業の具体的なやり方が見えてきました。
具体的なステップにまとめてみました。
まずは自社の現状を客観的に分析します。
- 一日に処理するメール数は何件？
- 緊急対応に要する平均時間は？
- 案件の見落としは月に何件発生している？
- クライアントからの満足度はどの程度？
- チーム内での情報共有は円滑？
効率化の前に、まずは業務フローを整理・標準化することが重要です。
- 連絡手段の統一
- 依頼フォーマットの作成
- 緊急度の分類基準
- ステータス定義の明確化
- 報告タイミングの統一
- 承認フローの整備
- 確認プロセスの標準化
- 納品物の品質チェック
- クライアントへの報告方法
業務フローが整理できたら、それを支援するツールを選定します。
この記事で人気のプロジェクト管理ツールを紹介しています！
【特徴・ターゲット別】Web制作・保守のプロジェクト管理に最適なツール9選 ツール選びの重要なポイント
今回はトコトンの導入企業についてご紹介しましたが、トコトンに限らず、ツールを選ぶときに抑えておくべきポイントをまとめました。
導入目的を明確にする
「なんとなく効率化したい」という曖昧な目的でツールを選んでしまうと失敗の原因になります。
- 解決したい具体的な課題を明文化
- 期待する効果を数値で設定
- 導入後の業務フローをイメージしておく
使いやすさを重視する
どんなに高機能でも、使いにくいツールは結局使われなくなります。
- 直感的なインターフェース
- 学習コストの低さ
- スマートフォン対応
- 既存ツールとの連携性
スケーラビリティを考慮する
将来的な事業拡大も見据えてツールを選びましょう。
- ユーザー数の上限は適切か？
- 料金体系は事業拡大に対応できるか？
- 機能追加や連携ツールの拡張性は？
サポート体制をチェックする
導入後のサポート体制も重要な選定要素です。
- 導入支援の有無
- 操作研修の提供
- 技術サポートの対応時間
- ユーザーコミュニティの活発さ
セキュリティと信頼性
クライアントの重要な情報を扱うため、セキュリティは妥協できません。
- データ暗号化対応
- アクセス権限の細かい設定
- バックアップ・復旧機能
- セキュリティ認証の取得状況
導入を成功させるための注意点
「トコトン」のようなプロジェクト管理ツールを導入する際、一気に導入するとうまくいかないことが多いです。
注意すべき点をまとめました。
段階的な導入を心がける
まず小規模プロジェクトでのテスト導入から始め、チームが操作に慣れてきたら徐々に対象案件を拡大していきます。最終的に問題なく運用できることを確認してから、全社展開に移行するという段階的なアプローチが成功の鍵となります。
チーム全体での合意形成
ツール導入は必ずチーム全体で取り組みましょう。
まず導入の必要性を全メンバーで共有し、各メンバーの不安や疑問に丁寧に対応することが重要です。また、操作研修を実施してスムーズな移行をサポートし、導入後は定期的にフィードバックを収集して改善につなげていくことで、チーム全体での成功を実現できます。
運用ルールの明文化
ツールを導入するだけでは効果は得られません。運用ルールを明文化し、チーム全体で共有することで適切な利用につながり導入の効果も出やすくなります。
- 誰がいつ何を入力するか
- ステータス更新のタイミング
- 緊急時の連絡方法
- データの保存・管理方法
ROI（投資対効果）の測定方法
ツール導入の効果を測定し、継続的な改善につなげましょう。
測定すべき指標
- メール処理時間の短縮
- 案件対応の平均時間
- 作業の重複・漏れの件数
- クライアント満足度
- 納期遵守率
- エラー発生率
- 一人当たりの処理可能案件数
- 残業時間の削減
- 新規案件獲得数
まとめ：メール地獄から脱出して生産性向上を実現
Web保守管理におけるメール地獄は、多くの制作会社が抱える共通の課題です。しかし、適切な業務フロー整備とツール導入により、劇的な改善が可能であることが実際の事例からもわかります。
成功のポイントまとめ
- 現状課題の正確な把握
- 業務フローの標準化
- 適切なツールの選定
- 段階的な導入とチーム合意
- 継続的な改善
効率化により生まれた時間を、より付加価値の高い業務に投入することで、事業成長にもつながります！
より詳しい成功事例を知りたい方へ
今回ご紹介した事例以外にも、様々な規模・業種の企業が実際にメール地獄から脱出し、業務効率化を実現しています。
具体的な改善数値や導入プロセスについて詳しく知りたい方は、実際の導入事例をご覧ください。
※従業員数は取材当時のものになります
- 九州産業大学 様 – 大学でのスピーディーなWebサイト運用実現事例
- 有限会社イー・オフィス 様 – 複雑化したプロジェクト管理をシンプルにした事例（従業員数19名）
- 株式会社シュガープラス 様 – デポジット制サービスに最適化した業務フロー事例（従業員数4名）
- 株式会社グレート・ビーンズ 様 – 顧客対応に特化した業務フロー確立事例（従業員数4名）
- 株式会社中央アド新社 様 – アサヒグループ関連サイト運用での膨大なメール処理改善事例（従業員数84名）
- 株式会社いつも. 様 – 直感的インターフェースでディレクション業務を効率化した事例（従業員数290名）
など、業種や規模に応じた多様な成功パターンをご確認いただけます。
あなたの会社にも必ず参考になる事例が見つかるはずです。ぜひチェックしてみてください！
Web保守管理のメール地獄からの脱出にトコトン
「トコトン」は、日々の細かい更新依頼の情報を一元化できるプロジェクト管理ツールです。
下記のように、Webサイトの保守・管理・運用に特化した様々な機能を搭載しています。
- 作業ごとにスレッド化できるから、同時多発で発生する作業を整理できる
- 案件ステータスを「依頼中→対応中→確認中→公開済」などに整理し、誰でも一目で状況把握が可能に
- 個人単位でタスクを割り振りし、一覧表示も可能
- 各案件にコメントやファイルを紐づけることで、過去のやり取りも簡単に追跡可能
- カレンダー表示でタスクの抜け漏れを予防
- ユーザー数無制限だから関係者全員で情報を確認可能
サイトに関する履歴を一元管理
Webサイトの変更や提案の履歴もすべて一元管理できます。
スレッド単位で管理できるため、同じ相手でも別件の話が交錯せず情報整理がスムーズです。
タスク割り当て
タスクの振り分け機能でスムーズな引き継ぎが可能です。
一覧画面で、担当者とタスクを一目で確認できます。
メール地獄から脱出し、Web保守の一元管理にトコトンをぜひご活用ください。
無料デモ体験の申し込みも受け付け中です。
詳しいサービス内容については、依頼管理ツール「トコトン」サービスサイトからご確認ください。
