情報の一元化により
手間とコストを大幅削減できました

ダイジェスト「トコトン」で業務効率・生産性が劇的に向上

情報の一元管理が可能となり、クライアントとのコミュニケーションコストが大幅に削減されました。これにより、修正作業の効率が向上し、タスク管理が容易になりました。直感的なインターフェースでクライアントへの導入もすぐ行え、円滑なコミュニケーションを実現できています。「トコトン」の導入でチーム全体の生産性が飛躍的に向上しました。

導入前の課題

• メール、電話、チャットなど複数の連絡手段が混在し、進捗状況を把握しづらく、対応漏れが発生
• 担当者しか把握していない情報が多く、全体の進捗を把握できず、チーム内の情報共有が不十分
• 顧客ごとに異なる連絡手段を使い分ける必要があり、手間と時間がかかる

選んだ理由

• すでに使用していたAUNから、使用感が予想しやすく、タスク管理がしやすいと感じた
• プロジェクト単位で画面が分かれるため、プロジェクトごとにタスクを一覧管理できる点が魅力的
• 誰でも簡単に使える直感的なインターフェースがあり、ツールの利用が促進されると判断

導入後の成果・効果

• 情報が一元管理され、進捗状況を誰でも把握できるようになった
• 修正指示のやり取りが効率化され、コミュニケーションコストが大幅に削減
• クライアントへの簡単な導入説明ですぐ使えるようになり、ツールの利用が促進された

「トコトン」導入前の状況複数の連絡手段により進捗管理が混乱状態に

進捗管理の混乱と対応漏れに悩まされる日々

以前は、メールや電話、チャットなど様々な方法で連絡をとっており、進捗管理が困難でした。

特に電話での連絡の場合、担当者しか把握していない情報が多く、他のメンバーは進捗状況を把握しづらく、対応漏れが頻発していました。

さらに、特定の顧客がメールで連絡を取る一方、別の顧客はチャットを利用するという状況がありました。また、進捗状況を追跡することが難しく、担当者の記憶に頼る状態で、「これ終わったっけ？」といった確認が日常的に必要でした。

「トコトン」導入の経緯AUNから始まった「トコトン」

いつも使っていたAUNがきっかけで出会った「トコトン」

もともとAUNを使っていました。ちょうどAUNが広まってきて、利用者が増えてきたころでしょうか。その頃にAUNを作っている会社が「トコトン」というツールも提供していることを知りました。

※AUN：トコトンの画面メモ機能を単体で利用できるサービス。トコトンではAUNの有料プラン機能を無制限で利用できる。（一部トコトンの機能上利用不可の機能あり）

直感的な使い勝手と高い一覧性が決め手

私たちが「トコトン」を選んだ理由は、タスク管理がしやすいと感じたためです。

もともとAUNを使用していたため、使用感が想像しやすく、既存のワークフローにスムーズに統合できると判断しました。

さらに、「トコトン」はプロジェクト単位で画面が分かれるため、プロジェクトごとにタスクを一覧で管理できる点が大きな魅力でした。

「トコトン」導入後の変化電話対応が減少。個人依存から脱却でき、情報が一元管理できるようになりました。

情報の一元管理とコミュニケーションコストの削減

「トコトン」を導入したことで、情報が一元管理され、いつでも最新の状態を把握できるようになりました。

修正指示についてもAUNと同じ画面メモ機能を活用することでわかりやすくなり、コミュニケーションコストが大幅に削減されました。

具体的には、以前は一度の修正指示のやり取りがこんな感じで3～4回かかっていました。

これを修正がフィックスするまで4、5回繰り返してようやく完了という流れでした。

トコトン導入後は修正指示が1回で済むようになり、修正指示自体が明確になったことで修正フィックスまでの回数も1〜3回に減少しました。

電話での対応を減らせたことで個人に頼らない案件管理が実現

特に、電話での対応が減り、全てトコトンに集約できるようになったのは大きな変化です。電話での連絡があれば、トコトンに誘導するようにしています。

トコトンに登録された情報は関係者全員で見ることができるので、担当だけが把握しているという状況がなくなり、属人的な案件管理を脱することができました。