複雑化したプロジェクト管理をシンプルに

ダイジェスト「トコトン」の導入で依頼管理の効率化を実現

案件数の増加に伴い生まれた「プロジェクト管理の煩雑化」と「進行状況の属人化」という課題に対応するため「トコトン」を導入。
依頼情報を一元管理することで業務が効率化し、業務負荷が軽減されました。

導入前の課題

• 様々な連絡手段で届く依頼の管理が煩雑に
• クライアントが増え、依頼も増えることで見落としリスクも高まる
• コミュニケーションが属人化し、不在時の状況把握の負荷が増大

選んだ理由

• シンプルな操作性で、クライアントも迷いなく導入できる
• オープンなコミュニケーションを実現可能
• 制作側、クライアント側双方で進捗状況の把握が容易に

導入後の成果・効果

• 過去のやり取りが検索でき、経緯や依頼内容の把握が楽に
• 公開希望日を制御でき、調整の手間が軽減
• 個人宛ての連絡が減り、精神的な負荷を減らせた

「トコトン」導入前の状況様々な経路で保守の依頼が届き、集約に時間が取られる

案件が増え、属人化した対応は限界を迎えていた

当社でサイト制作を行ったクライアントに対して、制作後の保守サポートを行っています。

更新依頼は色々な連絡手段（メール、Chatwork、LINE、Slack、電話、FAX 等）で届き、スプレッドシートに手動で転記して管理していました。

入力に手間がかかるだけでなく、見落としのリスクもあり、煩雑だと感じていました。

チームでの更新体制は敷いていますが、クライアントとのやりとりや作業は個人単位での対応になりがちで、特定個人に作業が集中することも少なくありませんでした。

担当者が休みの日や、退職した担当者が抱えていたクライアントからの連絡が来ると、状況把握に時間を取られ、対応の負荷が高まり、対応クライアントを増やしていくことに行き詰まりを感じていました。

「トコトン」導入の経緯シンプルな操作性で、情報の一元管理を実現できる

誰でも使えるシンプルな操作性

私たちが対応しているクライアントは、PCの操作に長けた方ばかりではありません。「トコトン」は初めて見た方でも迷いなく操作できるシンプルさで、そのようなクライアントさまにも導入していただきやすいだろうと感じました。

全てのクライアントさまに「トコトン」を導入していただき、LINEやメールなどバラバラに届いていた修正依頼が一元化されれば、多くのメリットがあると考えました。

オープンコミュニケーション

これまで、電話やLINE、slack、メールなど様々な連絡手段で届いていた修正依頼に個別対応していたことで、コミュニケーションがクローズ化してしまうという問題もありました。

進捗管理だけでなく、言った言わないもその個人しか把握できていない場合もあり、小さなトラブルの温床になることもありました。

「トコトン」を導入し、トコトン上でのやりとりを基本にできれば、コミュニケーションがオープンになり、やり取りを後から見直せるため、言った言わないのトラブルを防ぐことができます。

進捗状況も把握しやすくなります。私たちもそうですが、クライアント側でも複数人が関わっている場合もあるため、クライアント側でも進捗状況を把握できることは大きなメリットです。

「トコトン」導入後の変化保守サポート業務の効率化を実現できました

過去の依頼ややり取りが検索できることによるメリット

「トコトン」 を導入したことで、 過去の依頼内容ややり取りが検索しやすくなりました。

スプレッドシートでの管理では、やり取りの詳細までは残せていなかったのですが、やり取りが残っていることで詳細な経緯を把握することができます。

これは私たちだけでなく、クライアントにとってもメリットが大きく、例えば前回の更新はいつで何を依頼したのかを知りたい際に、私たちに聞いたりメールを遡ったりしなくて済み、楽になったと喜んでいただけました。

業務の効率化

「トコトン」では、営業日時や公開希望可能日を設定できます。

これまでは依頼が来て、会社の休業日に公開希望が重なった場合など、都度調整を行う必要がありましたが、依頼時点で制御できるため、調整の手間が減りました。

進捗管理も、作業ごとにスレッドが分かれるため、とても見やすいです。他のツールではコミュニケーションが一か所に固まっているため、どの件か読み解きながら状況把握をする必要がありましたが、スレッドで分かれているとこんなに楽なんですね。

あと個人的にですが、依頼が休日に個人LINEに来ることがあり、休みだけどいったん返さなきゃ…っていう精神的な負荷を感じていたのがなくなり、気が楽になりました。

※組織名・肩書は当時のものです。