“百聞は一見にしかず”の直感的なインターフェースで
ディレクション業務が格段に楽に

ダイジェスト「トコトン」のOEMで、自社サービスの魅力を的確に
お客様に知ってもらうことができました

ショッピングサイトでのキャンペーンに使うバナーの制作など、
細かいオーダーを定額で提供するサービス定額の運用支援サービス「SUGOUDE」（スゴ腕）。
有名企業も利用しているこの画期的なサービスを潤滑に運営するために「トコトン」が縁の下の力持ちとして活躍しています。

導入前の課題

• 新サービス開始を控え複数案件を効率的に管理するシステムが早急に必要に。
• お客様とのやりとりがコミュニケーションロスにつながってしまう。
• 既成システムには求める機能がない。
• チャット機能があり小規模プロジェクト管理もできるシステムを開発すると時間もかかり高コストになる

導入後の成果・効果

• カスタマイズ、OEM利用が可能なため、導入が短期間で完了。
• 1対多数の案件管理が視覚化・一元化され、プロジェクト管理業務がスムーズに。
• 業務フローが簡略化され、着手から完了までの時間が大幅に短縮。
• 直感的なインターフェースでエンド顧客への導入も容易。コミュニケーションロスも削減。

「トコトン」導入前の状況ショッピングサイト運用ならではの事情があった

弊社がメイン事業としているのはショッピングサイトの総合的なコンサルティングですが、その中でショップオーナー様により簡単によりリーズナブルにサイト更新やバナー製作などをご依頼いただける定額の制作サービス「SUGOUDE」を立ち上げることになりました。
多数のお客様からオーダーを受け付ける「SUGOUDE」では、１対１のコミュニケーションツールとしては適しません。また、ショッピングサイトの運用ではキャンペーンなど過去と同様のものを定期的に実施することが多く、以前使ったバナーなどを引用するために時系列でやり取りを振り返る機能が必要でした。

お客様からのディレクションが思わぬコミュニケーションロスに

お客様にお願いしているディレクション業務にも課題がありました。
エクセルに変更や修正をしたいウェブページのスクリーンショットを貼り付け、コメントなどで作業指示を書く形が一般的ですが、お客様によってはこれは手間のかかる作業。大まかなテキストや電話での説明といった「言葉」のみでディレクションを行おうとする方もおられ、ニュアンスの違いなどでお客様の思いと違ったものができてしまうこともありました。このままのスタイルで新サービスをスタートさせても、コミュニケーションロスが起こるのではないかという大きな不安感がありました。

ローンチ日が迫る中で最適なシステム探しをしたものの・・・

実は、新サービスの構想が立ち上がって半年後にはローンチすると決定していました。もはやスクラッチで組むには時間も、そしてコストも足りません。
そこで数日レベルの小規模プロジェクトの進捗管理をする機能と、お客様とのコミュニケーションを一括できるチャット機能の両方を兼ね備えた既成サービスを模索し始めたのですが、AdFlow、レッドマイン、バックログなどプロジェクト管理ツールと言われるものは数あれど、求めている機能が全て揃ったサービスは見つかりません。そんな時に弊社で常用していたWeb制作用ビジュアルコミュニケーションツールAUNの運営会社・フォノグラムさんが、「トコトン」をリリースしていることを知りました。SaaS版だけでなく、インストール版もあると知り、すぐに問い合わせを行いました。

「トコトン」導入の経緯コミュニケーションのコントロールで、コスト削減へ

ショップ立ち上げの支援や開発・制作、アドバイスなど、ショッピングサイトのコンサルティング業務では案件ごとに対応の方法も費用も異なります。こういったショップサイト運用に必要な作業を「リーズナブルに提供してほしい」というニーズから生まれたのが弊社のサービス「SUGOUDE」です。このサービスを低コストで提供するためには、人的にも労力的にも最大限までコストをおさえる必要がありました。弊社の場合、通常のコンサル業務の中で最も時間を占めていたのがコミュニケーションの部分です。もちろんお客様とのコミュニケーションは大切なのですが、膨大なメールや電話のやりとりに加え、お客様との共通認識を図るための文書やワイヤーフレームの作成に割いていました。コミュニケーションそのものを簡略化、ガイドライン化することが、低価格サービスを提供する必須要件だと考えました。

他のプロジェクト管理ツールには無い使いやすさが決め手に

サイトに用意されている「トコトン」のデモ環境を試すと、私たちが必要としているほぼ全ての機能が備わっていることがすぐにわかりました。
デモ利用を通し導入の決め手となったのは、

• １対多数のやり取りが管理できる。
• クライアントごとに時系列が分かれており、それぞれの案件をスムーズに遡ることができる。
• エンドユーザーもすぐに操作できる直感的なインターフェース。
• オリジナルを開発するよりコスト安で、短期間で開発・導入ができる。
• カスタマイズが可能。

の主に5つの点でした。とりわけ魅力的だったのが、
「トコトン」が１対多数のやり取りを管理するためのツールだった点です。

また、通常のプロジェクト管理ツールでは、それぞれのプロジェクトのタイムラインだけを時系列で抽出することはできません。しかし「トコトン」ではクライアントごとに時系列に分かれて依頼が表示されおり、それぞれの案件をスムーズに遡れるのです。まさに私達のサービスにうってつけのシステムだと感じました。

使いやすいインターフェースと自由度の高さ

インターフェースは見やすくシンプルで、クライアント側の画面は、迷いなく依頼を出せるように的確にデザインされていました。お客様のウェブリテラシーは様々なので、「トコトン」のシンプルさは大きな魅力でした。

細かなカスタマイズも可能であり、ロゴやドメインも「SUGOUDE」として使用可能、OEMとしても提供できるなど、あらゆる点での自由度の高さも、具体的に導入を検討する決め手となりました。

「トコトン」を導入して「揃っている」から余計なコストがかからない

主要な機能はすでに揃っており、カスタマイズの内容はロゴなど比較的簡単な内容のみで済みました。また、インフラ部分のサポートまで可能だったので、システムの保守・運用からサーバー運用まで一手にお任せしました。自由度の高い「トコトン」だったからこそ、他社サービスと比較しても格段にコストを抑えることができたと思っています。もしもスクラッチで組んでいたら、数倍のコストがかかり、その時点で、低価格で提供するという本来の目的が果たせないでいたかもしれません。

ウェブリテラシーの低いお客様も迷いなく使える

「SUGOUDE」のユーザー様から、システムの使い方が分からないという問い合わせは受けたことがありません。ユーザー様には利用開始時に簡単な使い方マニュアルをお渡して説明しますが、年齢もウェブやパソコンに関するリテラシーも様々の方々です。導入当初には何かしらの問い合わせはあると覚悟していましたが、それが杞憂に終わったということは、それだけインターフェースデザインが優れているということだと確信しています。

また、変更や修正をしたいウェブページの画面をキャプチャし、その上にコメントを書き加えることができる画面メモ機能のおかげで、お客様からのディレクションは飛躍的に変わりました。“百聞は一見にしかず”の諺通り、やりたいことが視覚的に伝わるようになり、以前悩んでいたディレクション業務の問題点も一気に解決しました。

社内工数が１０％〜１５％削減

また、「トコトン」はサイト運用に特化しているので、1日で終わるような小規模プロジェクトの管理がとても楽になりました。進捗についてもクライアントから依頼が入れば受付未了から完了に、作業を開始すれば作業中のステータスにと、自動的に進捗が更新されるので、手間がかからない上に「見える化」が実現したのは大きな収穫でした。「トコトン」の導入で最終的にさまざまなコミュニケーションロスが削減でき、結果として弊社の社内工数は10％〜15％削減できたと考えています。

昨今あらゆるサービスがウェブを介して提供されていますが、どんなサービスにも受付となる窓口があり、その部分をいかにスマートに行うかがそのサービスを発展させる重要な要素だと考えています。窓口の「中の人」、「外の人」双方の業務をスムーズに、スマートにするサービスとして、「トコトン」は申し分のないシステムだと感じています。

※組織名・肩書は当時のものです。
※当事例は、旧トコトンをご利用のお客様の事例です。