1. 依頼管理ツール「トコトン」
  2. 導入事例
  3. 株式会社中央アド新社

株式会社中央アド新社 様

直感的に使えて必要なことだけが
詰まったプロジェクト管理システム

使用用途
ウェブサイト運用
従業員数
84人
課題
膨大な量のメール処理に追われ業務効率悪化

ダイジェストとにかく直感的に使えて、必要なことだけが詰まった
プロジェクト管理システム。それが「トコトン」でした。

アサヒグループ関連のウェブサイト運用を一手に担っている中央アド新社。
ウェブの需要が増した近年では、クライアント様とのやりとりが爆発的に増大し「メールの海に溺れるほど」だったそうです。また、双方の担当者が異動する時にコミュニケーションロスが発生する課題もありました。

誰でもLINEの感覚でやりとりできる「トコトン」がその両方を、一度に、そしてシンプルに解決しました。

導入前の課題
    • 日々膨大な量のメール処理に追われ業務効率が悪い。
    • メールは案件ごとの情報が一箇所に集まらない(スレッドから外れる)場合もあり探すのが大変
    • プロジェクト管理ツールは多機能すぎて細かい更新案件に向いていない
導入後の成果・効果
    • クライアント側、社内側双方の情報が一元化し、コミュニケーションに関わる全ての課題が解決。
    • 直感的なインターフェースで、担当者が変わってもすぐにシステム利用が可能に。
    • ひと月平均20時間以上の時間削減を達成

「トコトン」導入前の状況爆発的に増えたメールのやり取りが業務を圧迫

2007年あたりから、年を追うごとにウェブの案件が増えて来ました。
これはもちろん時代の流れでもありますが、弊社が一手にサイト運用を受託しているアサヒグループ様のM&Aによって複数のグループ会社が加わってきた事も嬉しい原因としてあります。これに応じて案件数もメンバーも増えクライアントとやりとりするメールの数も急激に増えていきました。

ウェブそのものが高度化すると、メールの内容も複雑になります。それがさらなるメールの増加を呼ぶのですが、そういった状況からクライアントからもメール数を減らしたい運用を効率化したいという声が上がってきました。そのため、なんらかの管理ツールの導入を検討することになったのがちょうど2年ほど前のことでした。

煩雑な情報整理・情報共有

情報共有スタイルにも問題がありました。
膨大なメールの中で公開期日やタイムラインの整理が複雑になると、情報の認識違いで作業が停止したままになる恐れもありました。情報の散乱と煩雑なコミュニケーションが課題であることは、はっきりと認識していました。

「異動」のたびにゼロからスタート

弊社内での異動も少なからずあり、その引継ぎ作業においては苦労していました。
引継ぐ案件は種類も量も多く作業内容が常に固定されているとも限りません。またクライアントとのやり取りの内容やタイミング等も教えなくてはなりません。メールベースだと案件ごとに関連するメールを探さなければならず苦労していました。

「トコトン」導入の経緯プロジェクト管理ツールを導入してみたものの
登録だけで実際の作業時間より長くなる…

プロジェクト管理ツールはサイト運用には不向き

「メールの海」状態からの開放と情報の一元化を目指そうと、スラックやレッドマイン、バックログなど様々なプロジェクト管理ツールについて導入を検討しました。
しかし実際に使ってみると、システム開発などの中長期プロジェクトには向いているものの、日々大量の案件をさばいていくサイト運用には向いていないと感じました。一度はプロジェク管理トツールを導入してみたものの1案件ごとに必要な登録だけで実際の作業時間より長くなるという本末転倒な事態に。

そのような中、システムそのものを一から構築するしかないのではという話にまでなりました。結局何かのツールを改造する形で使えたらと模索しましたが、いわゆるプロジェクト管理ツールはサイト運用にはあまりにも多機能すぎるという結果に。また誰にでも簡単に使用できるものでなければ採用できないと考えていました。打つ手が無い状態になったときに偶然ネットで見つけたのが、「トコトン」でした。

必要な機能全てと、余計な機能が無いシンプルさが決め手

導入の主な決め手となったのは

  • サイト運用に必要な機能が全て網羅され、不必要な機能は入っていなかった。
  • クライアント側と制作側に分かれたわかりやすい構造。
  • 案件ごとに情報が一元管理でき、登場人物も網羅できる。
  • マニュアルを読まなくても直感的に使いこなせるインターフェース。

の4つの点でした。
クライアント側・弊社側双方の業務フローを簡略化し、作業の進行状況を見える化することで、それまでの大量のメール処理や都度の連絡に費やしていた時間が軽減できます。「トコトン」を導入すれば事案ごとに発生からクローズまで、作業内容が一元的に管理されるようになります。全体把握もスムーズになれば公開日の抜けや漏れのリスク回避に費やしていたエネルギーも軽減できると考えました。
課題の一つでもあったクライアント側の依頼作業ついてはテンプレート化された依頼フォームを利用することで情報の漏れがなくなり、案件ごとの進行状況も確認できるためクライアント側も楽になると考えました。

情報の一本化、運用ルールの一元化

また、煩雑さに悩んでいた双方の情報共有に関しても、窓口が「トコトン」に集約されれば、統一したガイドラインで管理ができます。双方が膨大なメールの中から情報を探す手間が省け、公開日や依頼内容など情報の認識違いもなくなるというのが、大きな決め手でした。

不要なものが無いシンプルで直感的なインターフェース

クライアントの誰もが直感的に利用できるシステムでない限り、ツールは定着しないと考えていました。
複雑なインターフェースやルールを覚えてもらう事自体に違和感を感じていました。その点「トコトン」ではクライアント側と弊社側が画面の上でシンプルに区別されていながら、システム上ではきちんとリンクしています。クライアント側が惑わされないシンプルなインターフェースが非常にしっくりと来ました。

「トコトン」導入後の変化クライアントが安心する顔、喜ぶ顔が見えるように

導入前のデモ版を使ってみた時から、その使い勝手の良さに惚れました。
すぐに社内で使うようになり、これは行けると思いアサヒグループ様の一部のクライアントにトコトンを提案したところ、気にいっていただきASP版を導入する運びとなりました。そのクライアントとは会うたびに「トコトンいいね」と言われるようになりました。メールの送受信が減り同時進行の案件が網羅でき進捗管理が楽になったと思います。

ひと月平均約20時間の時間削減を達成

トコトンASP版の導入を経て、更なる効率化を目指して現在はインストール版をカスタマイズして利用していますが、トコトンASP版の導入後に削減できた時間を調査したところ弊社メンバー全員で1ヶ月平均約500通のメール送信が削減され時間に換算すると約20時間が削減できました。また時間短縮だけでなく情報共有の質も上がった事で作業ミスなどのリスクも減りました。

将来はいろいろなプロジェクト管理もしていきたい

現在はアサヒグループ様のサイト運用部署と弊社の2社で「トコトン」インストール版をカスタマイズして利用していますが、将来的には弊社の営業部や事務局など部門をまたいだ大型プロジェクトなどでも管理できる形にカスタマイズしたいと考えています。

パイロットで利用したASP版でもクライアントに気にいっていただきお互いに効率化できたので機能的に十分だと思います。シンプルで無駄のないインターフェース、運用側に重点を置いた機能は、他のプロジェクト管理ツールとは一線を画していると思います。

トコトン導入後の変化まとめ

煩雑なメール作業が少なくなり、クライアントも弊社も負担が大幅軽減された。
更新案件それぞれのタイムラインを「見える化」した事でお互いに優先順位が立てやすくなった。
月平均で約500通のメール送信作業が無くなり20時間以上短縮できた。

※組織名・肩書は当時のものです。
※当事例は、旧トコトンをご利用のお客様の事例です。

株式会社中央アド新社

中央アド新社は、ブランディング、リレーションシップ、ダイレクトなど幅広い領域に渡るサービスでビジネスの成長を実現する、ワンストップソリューションの広告代理店です。「コンテンツクリエイティブ&オペレーション」を事業ドメインに、博報堂グループの一員としてきめ細かいサービスを提供しています。

WEBサイト https://www.chuo-ad.co.jp/

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