学内広報課と制作会社が直接やり取りすることで、
スピーディーなウェブサイト運用が実現

学内では広報課がハブとなって、ウェブサイト運用のディレクションを行っています。各課からの要望を取りまとめ、制作会社と交渉する体制です。これは今も変わりないのですが、かつては一週間単位で依頼受付期間と制作期間を分けていました。
例えば、第二月曜日までに、各課の要望を出してもらい、広報課で取りまとめて制作会社さんと交渉して、だいたい一週間後にデモページなどで可視化してもらう。その後、担当課にチェックをお願いするといった流れでした。

学内からの要望はメール、あるいは口頭で直接依頼を受けて、それを取りまとめていましたので、イメージの共有などは非常に手間がかかるものでした。対象箇所の変更イメージを可視化するにも、Webページを印刷したものに朱書きして、意思疎通を図っていました。

「各課が理想とするスケジュールと広報課が望むスケジュールと足並みを合わせるのが難しい」というのも課題でした。広報課が指定した締め切りではなく、各々のタイミングで依頼を出せるのが望ましいのですが、広報課のメンバーも限られているため、柔軟な対応が難しい状況でした。

トコトンを使うと、軽微な修正のやり取りがカジュアルにできるのでとても楽です。しかも、タスクごとにスレッドが分かれているので整理しやすくて助かっています。他のチャットツールだと、一連のスレッドの中に情報が埋もれてしまって見逃したり、遡るのが難しいですが、トコトンでは動いている案件が一覧で見られて、進行状況も把握しやすいんです。
カレンダー機能も便利で、本番に反映する日付単位で可視化されているので、『この時期にこのくらいの案件がある』というのが一目で分かります。ボリュームの多い依頼も前もって登録できるので、先々の予定が立てやすいです。依頼を出すタイミングやボリュームを計画的に組み立てられるのが、トコトンの大きな特徴だと思います。

去年追加された『タスク割り当て機能』は、宙ぶらりんの状態になった時に、どちらにボールがあるのか示してくれるので、ありがたいです。
どちらがハンドルを握っているのかわかるので、「あ、打ち合わせしなきゃ」となったり、「返事しなきゃ」と気付けたりして、とても助かっています。件数が多い分、一件一件がどういうフェーズなのか示してくれるのが、非常にありがたいです。我々と制作会社さんで、どちらがリードする場面かわからなくなる“お見合い”状態がなくなるので、依頼毎の待ち時間がなくなって、全体としてスムーズに進むようになったと思います。

取材対応や学内での打ち合わせが多く、広報課のデスクにいることがほとんどありません。そのため、トコトンから依頼に関するメール通知が来るのは、本当に助かります。メールの文面に進捗状況が表示されているので、作業がスムーズに進んでいるかどうか一目でわかります。
私たちはそれぞれ担当案件を受け持ち、公開まで管理する形で分担しています。朝イチで二人で打ち合わせを行い、リリースが重なりそうな案件の調整をしますが、その後は各自でトコトンを使って進捗を見守るスタイルで効率的に管理しています。

年度末などは、ご依頼が立て込みます。月20件から、多くて40件の依頼が発生します。
トコトンを見ると、一連の依頼の流れが把握できるので、制作チームへのタスクが重なっている様子を見て、適切なケアをすることができます。
基本的には、タスクのボリュームとスケジュールの調整は当人同士で行った方がいいと思いますので、進行している案件に直接介入はしません。ですが、別案件の相談はしないようにしたり、スムーズに進行できるようにサポート出来るようになります。作業に介在することなく、全体像を把握しつつ適切なサポートができる土台になっているのがトコトンです。

普段からトコトンを見ていて、どんな案件が動いているのか把握できているので、問題になりそうなポイントが察知できます。制作チームとも「結構、重なってきちゃいましたね〜」といった会話が自然に生まれます。何がネックで、どんなケアが必要か把握しやすくなるので、例えば、追加費用が発生する場面では、広報課の方と即座に交渉に入れます。広告代理店として、スピード感を持った対応をとるための土台にもなっています。

大学という大規模な組織のウェブサイト運用・保守なので、学内で広報課さまがでディレクションを担うわけですが、人事異動によって担当者さんが変わられることも考えられます。その意味で、過去の案件情報をアーカイブしていくことが重要だと思います。過去に遡って、いつ何があったのかを把握できる点で、トコトンは非常に相性がいいと思います。これだけ大規模なサイトの保守になってくると、細かいタスクの管理とスピード感が求められますので、一つ一つの案件に介入することなく、広報課さんと制作チームがダイレクトに繋がる、かつ我々も見守れるこのシステムは非常に優れていると思います。