Webサイト制作には多くの人が関わり、規模や要件もプロジェクトによってそれぞれ異なるため、プロジェクトを無事に成功させるのは簡単なことではありません。
この記事では、Webディレクターに向けてプロジェクト管理のコツとおすすめのツールを解説します。
なぜWebサイト制作のプロジェクト管理は難しいのか
プロジェクト管理の難しさは、対人コミュニケーションの難しさとリソース管理の難しさの2つに大別できます。この2つにバランスよく対処していくことが重要です。
対人コミュニケーションが得意ならリソース管理のスキルを磨き、リソース管理が得意なら対人コミュニケーションのスキルを磨くとよいでしょう。
【プロジェクト管理の難しさ①】クライアントとのコミュニケーションギャップ
クライアントの業界とWeb制作の業界は違いますから、使う用語も違いますし、商習慣も違うため、コミュニケーションギャップが生じてしまいます。
クライアントの業界を理解することが重要なのは当然として、逆に制作の進め方を理解していただき協力してもらう必要もあります。言うのは簡単ですが、実際にはとても難しいことです。
【プロジェクト管理の難しさ②】制作チーム内のコミュニケーションギャップ
デザイナー、プログラマーなどの制作メンバーもそれぞれ独立した個人であり、知識や考え方が違うため、コミュニケーションギャップが生じてしまいます。
お互いがそれぞれの仕事を尊重し、恐れずに議論できる環境でなければどこかでねじれが生じることでしょう。
うまくチームを導くこともまたプロジェクト管理者の重要な使命の一つです。
【プロジェクト管理の難しさ③】頻繁におきる要件の変更
事前にしっかりと要件定義を行い、不測の事態にも対応できるようにしっかり準備できればよいですが、一般的なWeb制作プロジェクトではそこまでする資金的・時間的リソースがないことの方が多いです。
あらかじめ、要件が変更されることを考慮して進めなければならず、見積もりは極めて難しいです。
【プロジェクト管理の難しさ④】常につきまとう属人化のリスク
「この箇所はコードが複雑で書いた本人でないと直せないです」という状況はよく発生します。また、簡単な箇所であっても上書き修正を繰り返すうちに手に負えなくなることもあるでしょう。
プロジェクトの資料が整理されていることやコードがルールに沿って書かれ管理されていることはクライアントからは見えにくい品質ですが、プロジェクト管理の視点からは見逃せません。
こういった点の品質の高さは長期的に見るとトラブル発生の抑制や迅速な対応に繋がります。
Web制作におけるプロジェクト管理のコツ
Web制作におけるプロジェクト管理のコツを一言で言うと、地味な作業をきちんとこなすことです。
先に面倒なことをやっておけば、あとでもっと面倒なことが起きることを避けられます。
そして、面倒なことをできるだけ面倒でなくするために、プロジェクト管理ツールがあった方がいいでしょう。
おすすめのツールは最後に紹介します！
【プロジェクト管理のコツ①】資料とツールを準備する
仕様書
デザインコンセプト、ディレクトリマップ、本番環境の情報、テスト環境の情報など制作に必要な基本的な資料です。プロジェクトごとにドライブに保存するなどして、いつでも確認できるようにしておきましょう。
進行中に変更や追記すべきことがあれば仕様書を更新していきます。
これは、制作をスムーズに進めるのに役立つだけでなく、保守提案やトラブル発生時にステークホルダーに説明する資料としても役立ちます。
運用ルール
コミュニケーションツールは何を使うのか、それぞれの作業の担当はだれで、窓口は誰かといったことはわかるようにしておきましょう。
運用ルールを明確にしておくことで、あとからの人員変更やトラブル発生時の対応に役立ちます。
例えば以下のようなことはあらかじめ決めておき、制作チームメンバーがいつでも見られる場所に書いておきましょう。
- 議事録と仕様書はGoogleスプレッドシートを使用する
- チーム内のやりとりはMicrosoft Teamsを利用する
- 外部とのやりとりは Zoom で クライアント担当者はAさん
- ソースコード管理ツールとして GitHub を使用する
- タスクを完了する場合は必ず作業内容の報告をする
【プロジェクト管理のコツ②】発注者とのやりとりのコツ
背景と意図を理解する
クライアントの指示を直接制作チームに伝えるのはよくありません。
クライアント自身でさえも自ら何を望んでいるのかうまく説明できないという話はあまりにも有名です。
背景と意図をきちんと理解してから指示を出さないと、誰も得をしない結果になることがあります。それを避けるために、粘り強く聞き出し、最終的に仕様書に落とし込むことを目指しましょう。
理由を説明する
クライアントの要望を受けて検討した結果、必要な工数が増えたなどの事情は理由まで含めてきちんと説明できるようにしておきましょう。
納期・費用・品質のコントロールには必要なことですが、これがうまく説明できないと費用やスケジュールの変更はクライアントに納得してもらえないでしょう。
【プロジェクト管理のコツ③】作業者とのやりとりのコツ
指示は小分けにして明確にする
サイト内の全ての会社名の前に株式会社をつける。
この指示は良い指示でしょうか？
この指示では指示を出した本人すら影響範囲を認識していないので、かなりの確率で作業ミスが発生することでしょう。
まず、サイト内で修正しなければいけない箇所の洗い出しをして、それを小分けにタスク化すべきです。
洗い出しが済んでから初めて作業全体の見通しが立ちますね。もちろん、洗い出しを全て自分でする必要はなく、適任者に任せてもいいです。
よい指示出しのコツは以下の３点です。
- 背景と意図を共有する
- あるべき姿を画像なども交えてわかりやすく伝える
- 複数の作業をまとめて指示せず、１つずつ小分けにする
作業履歴をつける
いつ依頼されて、どんな内容で、誰がいつ対応したのか、その結果どうなったのか。
これらの情報を追跡できるようになることにプロジェクト管理ツールを使用する意義があります。
作業後には作業者にもきちんと報告を求めるようにすることで作業の精度が上がることを期待できますし、不明な点も明らかになるでしょう。
プロジェクト管理に便利なツール8選
プロジェクトの規模やチームメンバーのスキルセットによって適切なツールは変わりますから、採用するツールはしっかりと検討しましょう。
プロジェクト管理に便利なツール8選を紹介します！
Asana
Asanaは、様々なプロジェクトに対応できるプロジェクト管理ツールです。
基本的な機能は無料版でも使用できます。無制限のゲストやタイムラインチャートを利用するにはユーザー数に応じた費用がかかる有料版が必要です。
プロジェクト管理をしたことがない人でもとっつきやすいでしょう。
Backlog
Backlogは、クラウドプロジェクト管理サービスです。チケット駆動開発やアジャイル開発を採用するプロジェクトに向いており、Gitリポジトリも付属していることが特徴に挙げられます。高度なプロジェクト管理に挑戦したい場合におすすめです。
Redmine
Redmineは、オープンソースのプロジェクト管理ツールです。Rubyで制作されており、オープンソースなのでサーバーさえ用意すれば無料で使用することができますが、導入ハードルは高いです。有料ですが自力でサーバーを用意しなくてもよいクラウド版も提供されています。
Dropbox Capture
Dropbox Captureは、デスクトップのスクリーンショットや画面の録画を、Dropboxに保存して共有できるツールです。
スクリーンショットでは、URL発行前に簡単に図形やテキストを追加することも可能です。
また、画面の録画機能では、カメラで動画を撮りながら操作画面を収録することもでき、動画マニュアルなどの作成に役立ちます。
プロジェクト管理においては、Webサイトの構築時に、アニメーションが不自然な場合など、画像だけでは伝えられない不具合を伝えるのに活用することができます。
Notion
Notioneは、自由にカスタマイズできるワークスペースのサービスです。自由度が高く、NotionをベースにWebサイトを作成することもできるほど高機能です。
カスタマイズに時間を割くことができて、全社的に使えるナレッジベースが欲しい場合におすすめです。
例えば、自社のコーディングポリシーや業務マニュアルなどを一元管理するなどに活用できます。
Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートは、Google版Excelという説明が一番わかりやすいでしょう。関数が使いこなせれば便利なのは間違い無いですし、Google App Scriptを使用してより高度な機能をつけることも可能です。
プロジェクト管理では、Webサイトのディレクトリマップをまとめたり、Webサイトの公開前チェックシートを作成して、複数人で確認する作業などに活用できます。
【PR】依頼管理ツール「トコトン」
宣伝で恐縮ですが、弊社、株式会社フォノグラムが開発・提供している依頼管理ツール「トコトン」もプロジェクト管理におすすめです。
依頼管理ツール「トコトン」は、Webサイトの更新依頼管理を効率化し、Webディレクターの業務負担を軽減させるためのツールです。
依頼ごとに分かれたスレッドでクライアント・制作者・ディレクターのやりとりを一元管理することができます。
また、作業指示に応じてポイントを消費していく仕組みを提供しているのも特徴的です。
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【PR】AUN
続いて宣伝で恐縮ですが、弊社、株式会社フォノグラムが開発・提供している修正指示ツール「AUN」も紹介させてください。
修正指示ツール「AUN」では、WebサイトのURLからスクリーンショットを撮影し、そこにコメントや作業指示をつけたURLを発行することができます。
プロジェクトを進行していくなかで、修正指示のやりとりをするときに非常に便利です。
無料版では保存期間が7日間に限られていますが、有料版では保存期間が最大1年になり、文字のスキャン機能なども提供されます。
また先ほど紹介した、依頼管理ツール「トコトン」上からもAUNを利用できます。
トコトン上からAUNを使用した場合は、プレミアム11プランと同等の機能を利用可能です。
まとめ
Web制作プロジェクトが難しいのは、対人コミュニケーションとリソース管理が原因です。
それらにうまく対処するには、仕様書や運用ルールをきちんと定めること。そして、コミュニケーションでは背景と意図を明確に、理由を説明できるようにすること。
指示出しは小分けにして、作業履歴をつけるのがポイントです。
全て一人でやるには膨大な作業量ですから、プロジェクト管理ツールなどをうまく使って賢く管理しましょう。
