【文例あり】業務依頼を円滑に！成功する業務依頼書の書き方

業務依頼書は、外注先や社内メンバーに業務を依頼する際に不可欠な文書です。適切に作成された依頼書は、業務の円滑な進行を助けます。

本記事では、業務依頼書の重要性や基本構成、円滑なコミュニケーション方法について解説します。

トーコ

Web制作で役立つサンプル文例も作ってみましたのでぜひ参考にしてください！

業務依頼書とは

業務依頼書は、特定の業務を外部または内部の担当者に依頼するための文書で、作業依頼書とも呼ばれます。明確な指示や期待される成果を記載することで、誤解を防ぎ、スムーズな進行を促します。

業務依頼書の目的

業務依頼書は下記のような目的で使用されます。

1. 依頼内容を正確に伝える
2. 双方の認識を統一し、誤解を防ぐ
3. トラブル防止や進捗確認

業務依頼書を使用するメリット

業務依頼書を使用することで、以下のようなメリットを得られます。

• 双方の認識違いやトラブルを防ぐ
• スムーズな業務進行を実現
• 信頼関係の構築に寄与

依頼書の法的・実務的な位置づけ

業務依頼書は単なる文書ではなく、法的にも重要な意味を持つ文書です。

2024年11月1日に施行された「フリーランス新法 / フリーランス保護新法」（正式名称：フリーランス・事業者間取引適正化等法）では、発注事業者はフリーランスに業務委託をする際、書面で取引条件を明らかにすることが義務づけられました。

このような際にも適切な業務依頼書を使用することでフリーランス新法に準拠でき、トラブルを未然に防ぐことができます。

業務依頼書の種類

業務依頼書にはさまざまな種類がありますが、一般的には以下のようなものがあります。

プロジェクト依頼書

大規模な業務全体の依頼に使用します。複数の担当者が関わる場合に使用されます。

サービス依頼書

特定のサービスや役務の提供を依頼する際に使用します。期間や範囲を明確にします。

修正依頼書

既存の成果物に対する改善や変更を依頼する際に使用します。具体的な修正点を詳細に記載します。

定期的な業務依頼書

継続的に発生する業務の依頼に使用します。定型化された内容で効率的な依頼が行えるようになります。

業務依頼書の重要性

依頼書が役立つシーン

業務依頼書はさまざまなシーンで役立ちます。

• 新規プロジェクト立ち上げ時
• クライアントとの契約締結
• 外部パートナーとの協業
• 社内部署間の業務移管
• 複雑な作業の分担

トーコ

特に、新しいプロジェクトやタスクが発生した際には、その内容を明確に伝えるために業務依頼書を作成することは有効です！

上手な依頼のコツ

プロジェクトを成功に導くためには、具体的で詳細な情報を提供することが大切です。また、相手が理解しやすい言葉遣いを心掛けましょう。

• 曖昧な表現を避ける
• 具体的な数値や期限を設定
• 相手の理解度を確認
• 質問への対応窓口を明確にする
• リスクと対応策を事前に検討

依頼時に起こりがちな問題と解決法

曖昧な表現や不足している情報があると、トラブルや進行不全の原因になります。事前に確認し、必要な情報を漏れなく記載することで解決できます。

良い業務依頼書の基本構成

プロジェクトを成功に導く業務依頼書に必要な項目は以下の5つです。

1. 依頼の目的と背景
2. 詳細な仕事内容の記載
3. 納期とスケジュール管理
4. 予算についての明確化
5. 必要なリソースの明示

依頼の目的と背景

まず、業務を依頼する目的と背景を簡潔に説明します。そうすることで、受け手が全体像を把握しやすくなります。

目的と背景を記載する際は、これらのポイントを具体化することでより伝わりやすくなります。

詳細な仕事内容の記載

具体的な仕事内容や期待される成果物について詳しく記載します。この部分が曖昧だと誤解が生じる可能性があります。

箇条書きや見出しなどを活用し、可能であれば数値目標も明示しながら明確かつ具体的にまとめましょう。

納期とスケジュール管理

納期は明確に設定します。また、スケジュール管理についても触れることで、進捗状況を把握しやすくします。

スケジュールを設定する際は、下記のポイントをおさえて設定するとずれにくくなります。

予算についての明確化

予算がある場合は、その範囲や条件についても明記しておきます。相手も予算内で対応しやすくなります。

必要なリソースの明示

業務遂行に必要なリソース（人員・ツール・情報など）についても具体的に記載します。これによって、相手が準備しやすくなります。

業務依頼書で具体的にしておくべき要素

業務依頼書に具体的な指示があることで、受け手は期待される成果を理解しやすくなります。

トーコ

特に具体的にしておくべき要素は以下の5つです！

1. 明確なコミュニケーション
2. 期待値の共有
3. リスク管理
4. 責任の明確化
5. 進捗追跡の容易さ

業務依頼書の文例

業務依頼書の文例を作成しました。Wordなどに貼り付けてご使用ください。

トーコ

Webサイトのスポット改修プロジェクトを例にポイントをおさえた文例を作ってみました！

業務依頼書を活用してコミュニケーションを円滑にするためのポイント

業務依頼書を作りさえすればすべてが円滑に進むわけではありません。ポイントをおさえ、よりよいコミュニケーションを取れるようにしましょう。

質問と確認事項の整理

受け手からの質問や確認事項について整理しておきます。これによって、不明点が解消されやすくなります。

連絡手段と頻度の設定

連絡手段（メール・チャットなど）とその頻度（週1回・月1回など）を事前に決めておくことで、コミュニケーションがスムーズになります。

相手の負担を減らす言い方

相手への配慮として、「お忙しいところ申し訳ありませんが」など、負担にならない言い回しを心掛けましょう。

感謝の意を伝えるタイミング

感謝の意は忘れずに伝えましょう。特に業務完了後には心を込めてお礼を言うことで、良好な関係を築くことができます。

トーコ

結局人対人のコミュニケーションですよね！

依頼内容をより明確に伝えたいときは修正指示ツール「AUN」の活用がおすすめ！

テキストでの依頼には限界があります。

複雑な修正内容を視覚的に伝えたい場合、修正指示ツール「AUN」を活用するのがおすすめです。「AUN」を使用することで、ページのスクリーンショット上に直接コメントや指示を書き込むことができ、より明確な修正依頼が可能になります。

参考

AUN[あうん]｜登録不要の修正依頼・指示ツール

AUN[あうん]｜登録不要の修正依頼・指示ツール

修正にまつわるタスク管理・進捗管理も行いたい場合は依頼管理ツール「トコトン」

修正依頼を含む複数のタスクを効率的に管理したい場合は、依頼管理ツール「トコトン」のご利用が効果的です。

「トコトン」は、小規模案件に特化したプロジェクト管理ツールで、日々の細かい更新依頼の情報を一元化することができます。

毎日届く大量のメールにやり取りが埋もれてしまい、必要なメールを探すのに苦労する場合もありますが、トコトンならメールと違い案件ごとに情報を整理できるため、案件についてのやり取りの流れを把握しやすくなります。

さらに、修正指示ツール「AUN」の有料機能を無制限で利用可能で、タスクの進捗状況を可視化し、チーム全体で進捗情報を共有することができ、修正業務をさらに効率化することができます。

「トコトン」は、小規模案件に特化したプロジェクト管理ツールで、日々の細かい更新依頼の情報を一元化することができます。

下記のように、Webサイトの保守・管理・運用に特化した様々な機能を搭載しています。

• クライアント情報／契約内容登録機能
• プラン／サービス登録機能
• ステータス管理機能
• タスク割り当て機能
• カレンダー型公開日管理機能
• ポイント機能

ウェブ制作に特化した「ステータス管理機能」

Webサイト構築時と違って、運用時は小規模な案件を短納期でかつ同時進行する事が多くなります。トコトンは、保守運用のきめ細やかな進捗把握が可能です。サイト構築時に使う一般的なプロジェクト管理ツールとの違いがここにあります。

トコトンでは、ステータス管理機能を採用しています。依頼の発生から公開、検収まで進捗状況を管理できます。

さらに、ステータス名は自社の環境に合わせて自由な名称に変更可能です。

これまで複数の作業者に対して口頭で確認していた進捗状況が、データで一元化できるため更新業務の属人化を防ぐことができるようになります。

小規模案件の見積工程を簡略化できる「ポイント機能」

ウェブ制作に関する金銭的な取引をポイントに置き換えることで、作業単位の金額見積もりなどを省き、やり取りを簡略化できます。

ポイント機能を使うと、事前に取り決めた単価表にもとづき案件ごとの使用ポイントが自動で計算されます。

このように、進捗管理に適したツール、トコトンをぜひご活用ください。

無料デモ体験の申し込みも受け付け中です。

詳しいサービス内容については、依頼管理ツール「トコトン」サービスサイトからご確認ください。

参考

依頼管理ツール「トコトン」 | Webサイトの更新依頼管理を効率化しWebディレクターの業務負担を軽減する

依頼管理ツール「トコトン」