近年、女性の産休・育休に加え、男性の育児休業の取得も増加傾向にあります。しかし、実際に休むとなると、多くの方が業務の引き継ぎに不安を感じているのではないでしょうか。本記事では、周囲に迷惑をかけずスムーズに業務を引き継ぐポイントを紹介します。
実際に私は約1年ほど産休・育休を取得しました。その時の経験を交えてお伝えします。
育休の社会的な背景
育児・介護休業法の改正
2022年4月から段階的に施行された改正育児・介護休業法により、男性の育休取得がより促進されています。
例えば、子どもの出生後8週間以内に4週間まで取得可能な「産後パパ育休」が新設されました。
少子高齢化による働き手不足
女性の社会進出支援
労働力人口の減少に伴い、女性の活躍が期待されています。女性も昔のように結婚・出産を機に退職することなく、産休・育休を取得後、復職する割合が増えています。
共働き世帯・核家族の増加
さらに、核家族世帯が増え、祖父母の支援を得にくくなっており、父親の育児参加の必要性が高まっています。
祖父母にあたる人たちもまだまだ働いている場合が多く、支援が難しいこともあります
男性育休の期間
男性の育児休業の期間は個人や企業によって異なりますが、徐々に長期化している傾向にあります。
厚生労働省の最新の調査結果では、回答企業における男性の育休取得日数の平均は46.5日となっています。
育休取得が必要なもので一般的になりつつあるとはいえ、引き継がれる側は負担が増えてしまいます。「しわ寄せ」「迷惑」と受け取られないよう、丁寧な引き継ぎを心がけましょう。
産休・育休における引き継ぎのポイント
これらのポイントを押さえることで、周囲の理解を得やすく、スムーズな引き継ぎが可能になります。
早めの準備
引き継ぎ期間が短いと、抜け漏れも発生しやすく、休みに入ってから不明点が出てくることもあります。
また、引き継ぎにかかる時間的な負担も大きくなるため、早めに少しずつ引き継いでいきましょう。
引き継ぎは文書で残す
引き継いだ人がさらに別の人に頼む場合もあります。
なるべくわかりやすいリストを用意して、口頭ではなく文書で残しておきましょう。
背景も含めて引き継ぐ
単に「どうするか」だけでなく、「なぜそうするのか」という背景情報も伝えることで、引き継いだ人が柔軟に対応できるようになります。
「自分にしかできない仕事」を残さない
特定の人にしかできない、属人的な業務があると、組織にとってリスクとなります。育休を機に、業務の標準化や複数人で対応できる体制づくりを心がけましょう。
引き継ぎ先への感謝を伝える
男性育休の期間も長くなってきたとはいえ、多くの場合は人員の補充がないため、引き継がれる人は普段の業務に加えて追加で負担が増してしまいます。
引き継ぎを丁寧にすることはもちろん、相手に感謝の気持ちを伝えることで気持ちよく引き受けてもらえる関係性を築きましょう。
ギリギリで引き継がない
出産は予定通りになるとは限りません。予定より早い出産になったり、緊急入院する場合もあり、上の子の預け先がなく急遽有給を使って休むことになったというパターンもあります。父親側であっても余裕を持って引き継いでおくことが大事です。
復帰後もこれまで通り働けるとは限らない
育休中だけ乗り切れればあとはどうにかなる、と思いがちですが、復帰後も以前と同じペースで働くことが難しい場合が少なくありません。
復帰後や、配偶者復職後の働き方についても事前に上司や周囲と相談しておくことが重要です。
復帰後は、日中は子どもを保育園に預かってもらうことが一般的ですが、病気で休む必要があったり、発熱で迎えに行くために早退する場合もあります。
私も自分が想像していたよりも働けず、復帰後は休みや早退することも多く周りに頼りっぱなしでした。
引き継ぎ計画の立て方
引き継ぎを相談するタイミング
育休の取得を決めたら、できるだけ早く上司に相談しましょう。いつから、どの程度の期間取得したいのかを決めておきます。期間が長ければ長いほど早く相談する必要があります。
長期の場合は採用計画にも関わります。私の場合は1年休んだので3か月くらいかけて人材派遣や引き継ぎなどの準備をしました。
休業期間が1～2週間であれば今やっている業務の調整で済みますが、それ以上の期間の場合は、2か月以上前には相談することが望ましいです。
業務リストの作成と優先順位付け
これらを洗い出し、休みの間に必要な業務を優先順位をつけて引き継ぎましょう。
- 日常的な業務
- 定期的な業務（月次、四半期、年次）
- プロジェクト業務
- その他の業務
効果的なコミュニケーション方法
データで残す
口頭だけでの引き継ぎは危険です。
引き継いだ人がさらに他の人に作業を依頼する場合もあるため、テキストや画像を用いてデータで残しておくことが大事です。
Web会議を活用して引き継ぎを録画して残すというのも効果的でした。
複雑な修正内容を視覚的に伝えたい場合、修正指示ツール「AUN」を活用するのがおすすめです。「AUN」を使用することで、ページのスクリーンショット上に直接コメントや指示を書き込むことができ、より明確な修正依頼が可能になります。
プレミアムプランなら保存期間も長いのでマニュアルとして活用できます。フリープランの場合はPDFでダウンロードして残しておきましょう。
引き継ぎと質問期間
引き継いだつもりでも、実際に業務を行うと不明点が出たり引き継ぎ漏れが発覚する場合もあります。
一緒に業務にあたる期間を設け、質問を受け付けられるようにしましょう。
休業期間や仕事内容にもよりますが、1～2週間程度は一緒に業務にあたる期間にしましょう！
育休中の緊急連絡対応について
育休中の連絡方法や頻度について、事前に上司と相談して決めておきましょう。育休は「育児休暇」ではなく「育児休業」です。思った以上に時間が取れず、すぐに対応できない場合も想定しておきましょう。
スムーズな引き継ぎを実現するための便利なサービス
実際に私が引き継ぎのときに活用したサービスについて紹介します！
プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ツールを活用することで、タスクの進捗や担当者を可視化し、スムーズな引き継ぎが可能になります。
私は「トコトン」にお客さまとのやりとりのデータを蓄積していたことで、作業履歴だけではなく作業の背景も伝えられたのが良かったです。
社内の情報共有ツール
Teamsやslackのような社内コミュニケーションツールにアクセスすることで、社内の状況が見え、復職時のギャップを減らすことができました。
とはいえ休み中は見る余裕がほとんどなかった時期もあったので、通知を受け取らない設定は必須です。
共有フォルダやクラウドサービスの活用
自宅からでもアクセスできるクラウドサービスや共有フォルダを活用し、いざというときに遠隔で対応することができるようにしました。
会社のセキュリティポリシーを遵守することは大前提ですが、どこからでも必要な情報にアクセスできることは育休に限らず生産性の向上につながります。
ここを見ればいつでも状況がわかる、対応できるというのは便利です！
育休取得は、自身のキャリアと家族のための大切な選択です。本記事で紹介した方法を参考に、周囲の理解を得ながら、スムーズな業務引き継ぎを実現してください。
依頼管理ツール「トコトン」で引き継ぎが楽になる！
「トコトン」は、小規模案件に特化したプロジェクト管理ツールで、日々の細かい更新依頼の情報を一元化することができます。
去年の今頃、担当者がどのような業務を行っていたのか？というのもトコトンならすぐにリストアップできるので、引き継ぎの手間が大幅に減少します。
毎日届く大量のメールにやり取りが埋もれてしまい、必要なメールを探すのに苦労する場合もありますが、トコトンならメールと違い案件ごとに情報を整理できるため、案件についてのやり取りの流れを把握しやすくなります。
クライアントとのやり取りも残るため、「なぜこうなっているのか」という経緯や背景も一目でわかります！
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