同時多発プロジェクトの進捗管理のポイントと見える化の方法

Webサイト保守プロジェクトのような小規模なプロジェクトは、1つ終わってまた次、というものではなく、同時多発的に行われ、管理が煩雑になりやすいものです。

そのようなプロジェクトを管理する場合、進捗管理とその見える化を行うことは非常に重要です。

本記事では、進捗管理の重要性から具体的な見える化の方法、さらに活用できるツールや実例について詳しく解説します。

進捗管理が重要な理由
進捗を見える化する手法
見える化のために使えるツール
小規模プロジェクトの進捗管理のケーススタディ
複数の小規模案件の進捗管理の見える化には「トコトン」がおすすめ！
1. ウェブ制作に特化した「ステータス管理機能」
2. 月単位の予定を視覚化する「カレンダー型公開日管理機能」

進捗管理が重要な理由

小規模プロジェクトにおける課題

Webサイトの保守や運用、更新作業のようなプロジェクトは、規模こそ小さいものの、複数のタスクが同時進行することが多く、同時に複数のクライアントを担当したり、作業内容が多岐にわたるため、タスクが複雑になりがちです。

また、リソースは無限ではありません。リソースが限られている中で複数のプロジェクトを同時進行させると、進捗状況を把握するのが難しくなり、ミスや遅延の原因となりやすいという課題があります。

ミスを減らし、滞りなく進めていくために、管理者は効率的な進捗管理を行う必要があります。

進捗管理の基本概念

進捗管理とは、プロジェクトの各タスクが計画通りに進んでいるかを確認し、必要に応じて調整を行うプロセスです。

適切な進捗管理を行うことで、下記のようなことが可能になります！

タスクの優先順位を明確にすることができる
→すぐにすべきこと、後回しでいいことを分類することができ、すぐにすべきことに優先して取り掛かることができます。
予定外の問題に迅速に対応することができる
→事故は起きてしまうものですが、そこから素早く対処できれば、影響範囲を小さくすることができます。
作業負荷を均等に分配することができる
→管理者が適切な状況把握ができていないと、できる人ができる仕事をし続け、未経験の仕事に挑戦する機会を得られなくなる可能性もあります。適切に負荷を分配できれば、成長を促すことにつながります。

進捗管理とチームコミュニケーションの関係

進捗管理とコミュニケーションは密接に関連しています。

特に、小規模プロジェクトでは、チーム全員が常に状況を把握し、必要な情報を共有することが欠かせません。

さらに、チーム全員で進捗状況を共有することで、一体感が生まれ、生産性向上につながります。

進捗管理をチームで行う際に気をつけることをまとめました！

定期的なミーティングやオンラインチャットツールを活用し、オープンで円滑なコミュニケーションを実現しましょう。
進捗管理のミーティングでは、目的と時間を明確にし、有意義な議論と決定につながるよう工夫します。
フィードバックの受け渡しをスムーズにするために、迅速かつ建設的に行える環境作りが重要です。

効果的な見える化の意義

「見える化」とは、進捗状況を一目で把握できるようにすることを指します。

視覚的に状況を共有することで、チームメンバー全員が同じ情報を共有し、迅速な意思決定が可能になります。その結果、作業漏れや遅延を防止できるだけでなく、クライアントへのスムーズな報告も可能になります。

進捗を見える化するツールを活用するメリット

進捗管理ツールを活用することで、タスクの進捗状況をリアルタイムで把握でき、チームメンバー間での情報共有や、効率的な作業分担が促進されます。その結果、コミュニケーションコストを削減でき、本来の業務に集中できます。

進捗を見える化する手法

進捗を見える化するための方法として、さまざまな手法が確立されています。

それぞれにメリット・デメリットがあり、状況に合わせた手法を選ぶことで効率的な管理が行えます。

タスクボード

タスクボードは、カンバンボードとも呼ばれている、各タスクの状態を視覚的に表示するためのツールです。タスクを「未着手」「進行中」「完了」に分類して管理します。シンプルな仕組みながら、視覚的に進捗がわかりやすくなるため、小規模プロジェクトに最適です。

トヨタが、自動車工場の現場で自動車の生産チームや材料管理チームなどがお互いの意思疎通・稼働状況を共有できるよう、書き込める看板を設置したことが発祥とされています！

メリット

・視覚的にわかりやすい：タスクの状態（例：未着手、進行中、完了）が一目で確認できる。

・柔軟な操作性：ドラッグ＆ドロップで簡単にタスクを移動できる。

・進捗の把握が簡単：チーム全体の作業状況を視覚的に共有可能。

デメリット

・タスクの多さに弱い：タスク数が多くなると、ボードが見づらくなる。

・長期プロジェクトに不向き：全体のスケジュール感を把握するにはやや不便。

・ツール依存がある：TrelloやJootoなどの専用ツールが必要な場合が多い。

ガントチャート

ガントチャートは、プロジェクト全体のスケジュールを視覚化しやすい仕組みです。

各タスクの開始日と終了日（締切日）を示すことで、スケジュール遅延を防ぎ、リソースの調整も容易になります。

メリット

・スケジュール感の把握が容易：タスクの期間や依存関係を視覚的に確認できる。

・プロジェクト全体の計画が立てやすい：リソース配分や工期管理に最適。

・調整が簡単：スケジュール変更があった場合でも、柔軟に更新できる。

デメリット

・操作が複雑：初めて使用する場合、ツールの習得に時間がかかることがある。

・小規模プロジェクトには過剰：タスクが少ない場合は使い勝手が悪い。

・詳細情報には不向き：タスクごとの具体的な内容は別の方法で補完が必要。

一覧表示

進捗をステータスに分類して、一覧で表示する方法です。シンプルながら、件数が増えても対応しやすく一目で状況を把握しやすくなります。

メリット

・シンプルで直感的：箇条書き形式で誰でもすぐに使い始められる。

・低コストで作成可能：ExcelやGoogle Sheetsなどのツールでも簡単に作成できる。

・タスク全体の網羅性：必要な情報をリスト化するだけで全体像を把握できる。

デメリット

・視覚的にわかりにくい：タスクの進捗やスケジュールの状態が一目では把握しづらい。

・複雑化しやすい：タスクが増えると管理が煩雑になりやすい。

レポートを使った進捗の共有

週次や月次で進捗レポートを作成し、チーム内およびクライアントと共有します。数値データやグラフを取り入れることで、進捗状況を直感的に伝えることができます。

メリット

・進捗を定量化できる：数値やグラフを使うことでタスク状況を具体的に示せる。

・クライアント向けに適している：プロジェクトの成果や進行状況を説明する際に有用。

・過去の記録として残せる：トラブル発生時に参考資料として役立つ。

デメリット

・リアルタイム性に欠ける：一定の期間ごとに更新されるため、最新情報が反映されない場合がある。

・作成に時間がかかる：レポート作成に工数を割かなければならない。

・視覚的な限界：グラフや図表を多用しても、全体像の把握には時間がかかる場合がある。

見える化のために使えるツール

無料で使える管理ツール

小規模プロジェクトでは、無料で使えるツールでも十分な機能を提供します。TrelloやGoogle Keepなどは、無料から使うことができ、小規模プロジェクトなら十分活用可能なものです。

まずは無料の範囲で機能を試し、プロジェクトに合ったものを選定するようにするのがおすすめです。

ツール選定のポイント

ツールを選ぶ際には、以下の点を考慮しましょう。

チーム全員が使いやすいか
視覚的にわかりやすいか
必要な機能（通知、レポート作成など）が備わっているか
費用内でやりたいことが実現できるか

自社のプロジェクト規模や特性に合ったものを選ぶことが重要です！

プロジェクト管理ツールの比較

料金は、利用ユーザー数に合わせて変動したり、月払いと年払いで変わる場合もありますのでよく確認しましょう！

ツール名	特徴	料金ページ
トコトン	小規模案件の管理に特化し直感的なUIで使いやすい	https://tokoton.biz/plan/
Google Keep	シンプルなメモ機能で簡単なメモやリスト作成に便利	無料
Trello	カンバン方式で視覚的にタスク管理できる	https://trello.com/ja/pricing
Jooto	タスク管理とガントチャート機能を直感的に操作可能	https://www.jooto.com/pricing/
Asana	チームコラボレーションに強い	https://asana.com/ja/pricing
Jira	ソフトウェア開発向けの機能が豊富	https://www.atlassian.com/ja/software/jira/pricing
Notion	多機能で柔軟なカスタマイズが可能	https://www.notion.com/ja/pricing
Backlog	チケット方式で進捗を追いやすい	https://backlog.com/ja/pricing/