プロジェクト管理において、テキストコミュニケーションツールの選定は業務効率や情報共有の質に大きく影響します。
コミュニケーションツールには大きく分けて「スレッド形式」と「チャット形式」の2つがあります。違いを理解し、自社に合った使い分けをすることが重要です。
本記事では両者の特徴やメリット、代表的なツールの比較を通じて、プロジェクト管理ツール選定の材料となる情報を解説します。
実際、私たちもこれまでの受け身の保守から「攻めの保守」に少しずつ移行しています。うまくいっていることもそうでないこともありますので、体験をもとにお話ししていきます。
コミュニケーションツールとは？
コミュニケーションツールとは、チームや組織内で情報共有や意思疎通を円滑に行うためのツールを総称したものです。メールや電話に加え、近年ではチャットやスレッドなどのテキストコミュニケーションを中心としたものや、ビデオ会議、タスク管理など多様な機能を持つツールが登場しています。
プロジェクト管理においては、単なる会話の手段にとどまらず、情報の整理・蓄積・検索や、意思決定の迅速化、メンバー間の連携強化など、業務効率化の観点からも重要な役割を果たしています。
本記事では、特にテキストコミュニケーションツールから、「スレッド形式」と「チャット形式」という2つの代表的なコミュニケーションツールの違いと使い分けについて詳しく解説します。
スレッド形式とは？
スレッド形式とは、話題ごとに「スレッド（トピック）」を立て、その中でやりとりを行う形式を指します。掲示板のような構造で、各話題が独立して管理されます。
- 情報の整理： 話題ごとに情報がまとまり、必要な情報を探しやすい
- 議論の継続性：議論の経緯や決定事項がスレッド単位で残る
- 検索性：特定の話題に関する情報を後から見つけやすい
- 途中参加のしやすさ：過去の流れを把握しやすく、引き継ぎが効率的
- 並行処理：複数の話題を同時進行しても混乱しにくい
- 学習コスト：慣れるまで操作が複雑に感じる場合がある
- 反応の遅れ：複数スレッドから同時に新着通知が来た場合、優先度の判断が必要で反応が遅れることがある
- 参加のハードル：スレッドごとにテーマが決まっているため、気軽な発言がしにくいと感じる人もいる
- 通知の複雑さ：スレッドごとに進行を確認する必要があり、管理が煩雑になることがある
デメリットの多くは、操作に慣れると感じなくなるものですが、チャット形式に比べるとややとっつきにくい印象があります。
プロジェクト管理でのスレッド形式の活用イメージ
- プロジェクトごとにスレッドを分けて整理し、複数プロジェクトを並行管理する
- 議論の経緯や決定事項を体系的に残し、ナレッジを蓄積する
- 新しいメンバーが過去の経緯を把握しやすく、引き継ぎが効率化される
- 誰がいつ何を決定したかが明確に記録され、責任が明確になる
スレッド形式を用いた効率的なプロジェクト管理事例
開発プロジェクトでの活用例
例えば、下記のように話題ごとにスレッドを分けることで、関係者が必要な情報だけを効率的に追えるようになります。
- 「バグ報告」スレッドで不具合の報告と対応状況を一元管理
- 「仕様相談」スレッドで機能追加や変更の議論を整理
- 「リリース連絡」スレッドでリリース情報や注意事項を共有
チャット形式コミュニケーションツールとは？
チャット形式は、時系列でメッセージが流れていく形式です。LINEのような、リアルタイムなやりとりに適しています。
- 即座性：リアルタイムでのやりとりが可能
- 親しみやすさ：気軽に発言しやすい雰囲気を作れる
- 操作の簡単さ：直感的で誰でも使いやすい
- 迅速な意思決定：短時間での判断や確認に最適
- 心理的安全性：カジュアルな質問や相談がしやすい
- 情報の流失：重要な情報が流れて埋もれやすい
- 検索の困難さ：過去の情報を見つけにくい
- 話題の混在：複数の話題が混在して混乱しやすい
- 記録の曖昧さ：決定事項や経緯が不明確になりがち
入力した内容がそのまま流れるシンプルさゆえに、素早く使えるメリットと、入力した内容が流れやすいデメリットがあるんですね。
プロジェクト管理でのチャット形式の活用イメージ
- 緊急時の対応や簡単な確認に最適で、迅速な意思決定につながる
- カジュアルなやりとりでチームワークを向上できる
- 気軽に質問や相談ができる環境づくり（心理的安全性）
- 現場の状況変化に素早く対応できる
チャット形式を用いた迅速なコミュニケーション事例
現場対応での活用例
チャット形式のスピード感が、現場の課題解決や迅速な判断に大きく貢献します。
- システム障害時の緊急連絡
- 日々の進捗確認や簡単な質問
- チームメンバー間の雑談や情報交換
- 外出先からの状況報告
代表的なツールの比較
両方に対応したツールもありますが、両方同じようにということはなく、チャットが主で補足的にスレッドが使えるもの、スレッドが主で補足的にチャットが使えるもののどちらかになっています。主形式の方を前に書いていますので選ぶ際の参考にしてください。
| ツール名 | 形式 | 特徴 | 選択ポイント |
|---|---|---|---|
| Google Chat | チャット形式＋スレッド形式 | チャットが基本、チャットに返信する形でスレッドにも対応。Googleサービス連携に強い | Googleサービスを多用している企業 |
| Microsoft Teams | スレッド形式＋チャット形式 | スレッド中心。メンバー間で非公開のチャット機能も活用可能。Office連携・会議機能が充実 | Office環境との親和性が高い企業 |
| Chatwork | チャット形式 | 日本企業で人気。チャットからタスク管理も可能 | 日本企業での実績を重視する場合 |
| Slack | チャット形式＋スレッド形式 | チャットが基本、スレッドで話題整理も可能 | 柔軟性と拡張性を重視する場合 |
| LINE WORKS | チャット形式 | LINEに近いUI。日本国内での利用が多い | LINEに慣れ親しんだメンバーが多い場合 |
| トコトン | スレッド形式 | プロジェクト管理特化。情報整理と蓄積に強み | Web保守業務に特化 |
どちらを選ぶのが良いか
プロジェクトのスタイルに合わせて、スレッド形式かチャット形式かを選びましょう。
- 情報の整理と蓄積を重視したいなら：スレッド形式がおすすめ
- スピードと気軽さを重視したいなら：チャット形式がおすすめ
- 両方のメリットを活用したいなら：両対応ツールを選択するか、併用がおすすめ
併用する場合は、どちらにどの内容を書いたのかわからなくならないよう、ルールを明確にして運用しましょう。
まとめ
プロジェクト管理においては、スレッド形式とチャット形式の違いを理解し、目的やチームの特性に合わせて使い分けることが重要です。
自社のプロジェクト管理スタイルや チームの特性を考慮して、最適なコミュニケーションツールを選択しましょう。本記事が、効果的なプロジェクト管理の実現に向けた参考になれば幸いです。
スレッド形式の強みを生かしたトコトン
「トコトン」は、日々の細かい更新依頼の情報を一元化できるプロジェクト管理ツールです。
スレッド形式の強みを活かし、プロジェクトごとに情報を整理できます。
下記のように、Webサイトの保守・管理・運用に特化した様々な機能を搭載しています。
- 作業ごとにスレッド化できるから、同時多発で発生する作業を整理できる
- 案件ステータスを「依頼中→対応中→確認中→公開済」などに整理し、誰でも一目で状況把握が可能に
- 個人単位でタスクを割り振りし、一覧表示も可能
- 各案件にコメントやファイルを紐づけることで、過去のやり取りも簡単に追跡可能
- カレンダー表示でタスクの抜け漏れを予防
- ユーザー数無制限だから関係者全員で情報を確認可能
これにより、情報の見落としや伝達ミスを防ぎ、効率的なプロジェクト推進をサポートします。
サイトに関する履歴を一元管理
Webサイトの変更や提案の履歴もすべて一元管理できます。
スレッド単位で管理できるため、同じ相手でも別件の話が交錯せず情報整理がスムーズです。
依頼ごとにタグ付けをして集計することも可能で、保守業務の棚卸にも便利です。
Web保守に特化した専門設計
- 作業ごとにスレッド化できるから、同時多発で発生する作業を整理できる
- 案件ステータスを「依頼中→対応中→確認中→公開済」などに整理し、誰でも一目で状況把握が可能に
- 個人単位でタスクを割り振りし、一覧表示も可能
- 各案件にコメントやファイルを紐づけることで、過去のやり取りも簡単に追跡可能
- カレンダー表示でタスクの抜け漏れを予防
- ユーザー数無制限だから関係者全員で情報を確認可能
タスク割り当て
スレッド単位でのタスクの振り分け機能でスムーズな引き継ぎが可能です。提案後のタスクの割り当てもスムーズに行えます。
一覧画面で、スレッドごとに担当者を一目で確認できます。
スレッド形式のプロジェクト管理にトコトンをぜひご活用ください。
無料デモ体験の申し込みも受け付け中です。
詳しいサービス内容については、依頼管理ツール「トコトン」サービスサイトからご確認ください。
