「修正依頼メールを送ったけど、進捗が分からない」「メールが埋もれて依頼を見落としそう」「クライアントから進捗を聞かれたとき、メールを探すのに時間がかかる」
相手に伝わるようにと文面を工夫して修正依頼メールを書いても、メールでのやり取りが増えると管理が複雑になり、結果的に業務効率が悪化してしまう「メール地獄」に陥ってしまいます。
本記事では、メールで修正依頼を送った後の課題と、メールから依頼管理ツールへ自動で連携する方法について、わかりやすく解説します。また、メールでトコトンに投稿できる機能についても詳しくご紹介します。
メールで修正依頼を送った後の課題
修正依頼メールを適切に書いて送信しても、その後の管理で以下のような課題に直面することがあります。
課題1：進捗が見えない
メールで修正依頼を送った後、その依頼がどのような状況にあるのかが分からないという問題です。
よくある状況
- メールを送ったが、対応してもらえたのか確認できない
- 作業中なのか、まだ未着手なのか判断できない
- メールを探すのに時間がかかる
- 複数の依頼を同時に送った場合、どれが完了したのか把握しづらい
課題2：メールが埋もれる
大量のメールが届く環境では、重要な修正依頼が埋もれてしまい、対応が漏れたり遅れてしまうリスクがあります。
よくある状況
- 朝一番に100件単位の未読メールが届く
- 迷惑メールや社内メールに埋もれてメールが見落とされる
- 緊急度の判断に時間がかかり、対応が遅れる
- 過去のやり取りを探すのに時間がかかる
私も最近迷惑メールが増えすぎて、大事なメールを見落とし放置してしまったことがあります…
課題3：チーム内での情報共有が困難
メールベースでの管理では、チーム内での情報共有が難しくなり、特定の担当者しか状況がわからないということになりがちです。
よくある状況
- 担当者が不在のとき、案件の状況を確認できない
- いつの間にか関係者のCCが外れ、1対1のやり取りに変わっている
- 案件の状況を口頭で確認する必要があり、情報が属人化する
メールと依頼管理ツールの連携
これらの課題を解決するには、メールと依頼管理ツールを連携させることが効果的です。
情報の一元管理
メールで届く情報を一箇所に集約できます。
- 案件ごとに情報が整理される
- どこに何の情報があるか一目で分かる
- 対応漏れを防ぐことができる
進捗の可視化
依頼管理ツールを使うことで、案件の進捗状況を視覚的に把握できます。
- ステータスで状況が一目で分かる（未着手、対応中、完了など）
- 締切や優先度が明確になる
- 進捗を依頼側・受信側の双方で確認できる
自動化による効率化
メールから直接ツールに投稿できる機能を使うことで、手動での登録作業が不要になります。
- メール送信だけで案件が自動作成される
- ログイン不要でメール送信だけで利用可能
- 手動での登録作業が削減され、時間を節約できる
メールでトコトンに投稿する機能の使い方
トコトンには、メールから直接案件を起案したり、コメントを追加したりできる機能があります。この機能を使うことで、メール送信だけで依頼管理が完結します。
メールで案件を起案する
メールを送信するだけで、トコトンに自動的に案件が作成されます。
使用例
件名：【至急】トップページのバナー修正のお願い
本文：
いつもお世話になっております。
トップページのメインバナーの画像を新しいものに変更していただきたく、
ご連絡いたしました。
【修正内容】
- 現在のバナー画像を新しい画像に差し替え
- リンク先は変更なし
【希望納期】
12月15日（月）まで
よろしくお願いいたします。
このメールをクライアントの専用メールアドレスに送信すると、トコトンに自動的に案件が作成され、以下の情報が記録されます。
- 案件タイトル：【至急】トップページのバナー修正のお願い
- 案件内容：メール本文の内容（添付ファイルがある場合は添付ファイルも反映）
- 作成日時：メール送信日時
メールでコメントを受信
制作会社側がトコトンでコメントを送ると、メールで通知が来ます。
メールでコメントを追加する
トコトンにログインすることなく、メールでコメントを追加することもできます。
メール例
件名：確認しました
本文：
対応ありがとうございます。
確認しましたので公開をお願いします。このメールを案件の専用メールアドレスに送信すると、トコトンの案件にコメントとして追加され、以下の情報が記録されます。
- コメント内容：メール本文の内容
- 追加日時：メール送信日時
メール連携機能のメリット
メールでトコトンに投稿する機能を使うことで、以下のようなメリットが得られます。
トコトンにログインしなくても、メールソフトから直接送信するだけで利用できます。
- 外出先やスマートフォンからも対応しやすい
- 特別なアプリをインストールしたり、使い方を覚える必要がない
- メールの使い慣れた環境で作業できる
新しいツールを覚える必要がなく、既存のメールワークフローをそのまま活用できます。
- メールの書き方のスキルをそのまま活用できる
- クライアントもメールで依頼できるため、導入のハードルが低い
- 既存の業務フローを大きく変える必要がない
メールが自動で案件やコメントに変換されるため、手動での登録作業が不要です。
- メール送信だけで案件が作成される
- 手動での登録作業が削減され、時間を節約できる
- 登録漏れを防ぐことができる
メール連携で実現する業務効率化
メールと依頼管理ツールの連携により、制作会社・依頼側双方にとって以下のような業務効率化が実現できます。
時間削減効果
メール連携機能を使うことで、大幅な時間削減が期待できます。
- 手動登録の時間が削減：メール送信だけで案件作成が完了するため、手動での登録作業が不要に
- メール検索の時間が削減：案件ごとに整理されるため、過去のメールを探す時間が削減
- 進捗確認の時間が削減：ステータスで一目で状況が分かるため、確認の時間が削減
ミスの防止
メール連携機能を使うことで、様々なミスを防ぐことができます。
制作会社にとっては間違いのない仕事ができ、依頼側も期待した対応を得られます。
- 依頼の見落とし防止：すべてのメールが案件として記録されるため、見落としを防げる
- 情報の取り違え防止：案件ごとに整理されるため、情報の取り違えを防げる
- 締切の管理漏れ防止：自動で管理されるため、締切の管理漏れを防げる
クライアント満足度の向上
メール連携機能を使うことで、依頼した側が満足できる対応が期待できます。
- 迅速な対応が可能：メール送信だけで依頼完了のため、迅速な対応が可能に
- 進捗の透明性向上：クライアントも進捗を確認できるため、透明性が向上
- コミュニケーションの質向上：すべてのやり取りが記録されるため、コミュニケーションの質が向上
メール連携の上手な使い方
メール連携機能を効果的に使うために、以下のポイントを押さえておきましょう。
基本的には通常の依頼メールの対応で気をつけるポイントと共通です！伝わりやすく、誤解を与えない表現を意識しましょう。
メールの書き方の工夫
メール連携機能を使う場合、メールの書き方に少し工夫を加えることで、より効果的に活用できます。
メールの件名が案件タイトルとして使われるため、分かりやすい件名を付けることが重要です。
- 【至急】トップページのバナー修正のお願い
- 【A社】お問い合わせフォームの修正依頼
- 【B社・商品ページ】価格表示の修正
- 修正のお願い（どの案件か分からない）
- Re:（返信の件名のまま）
- お世話になっております（件名が本文のようになっている）
わかりやすい件名は、一覧で見た時のわかりやすさにつながります！
メールの本文が案件内容として記録されるため、必要な情報を簡潔に記載することが重要です。
後で検索しやすいよう、具体的なキーワードを含めておくことも大事です。添付ファイルに修正指示がある場合も、本文に概要を含めておくと良いでしょう。
- 修正内容の詳細
- 希望納期
- 優先度（緊急度）
- 関連するファイルや資料の情報
件名や本文に期限や優先度を明記することで、案件の優先順位が明確になります。
- 【至急】：即座に対応が必要
- 【急ぎ】：できるだけ早く対応してほしい
- 【通常】：通常の優先度で対応
利用時の注意点
メール連携機能を導入する際の注意点をまとめました。
メール機能は、クライアント側（依頼側）の機能です。
トコトンの強みであるステータス管理やタスク管理、検索性の高さを活用するためにも、制作会社側はトコトンの画面で操作するようにしてください。
メールアドレスが漏洩すると、意図しない案件が立ってしまうことがあります。
メールアドレスは関係者内だけで共有するようにしてください。
なお、メールアドレスは随時再発行することもできます。
メールでの依頼やトコトンのやり取りでは、メール受信から確認、テキスト送信と複数のステップを介するため、タイムラグが生じやすくなります。また、迷惑メールフィルタなどにより、届かないリスクもあることを理解し、緊急時は電話での連絡なども活用しましょう。
まとめ：メールから依頼管理ツールへ、効率的な修正依頼管理を実現
メールで修正依頼を送った後の管理は多くの課題を抱えています。しかし、メールと依頼管理ツールを連携させることでこれらの課題を解決できます。
本記事で紹介したポイント
- 進捗が見えない
- メールが埋もれる
- チーム内での情報共有が困難
- 情報の一元管理
- 進捗の可視化
- 自動化による効率化
- メールで案件を作成する機能
- メールでコメントを追加する機能
- ログイン不要でメール送信だけで完結する便利さ
- 時間削減効果
- ミスの防止
- クライアント満足度の向上
メール連携機能を活用することで、メール送信だけで依頼管理が行えるようになり、依頼側・制作会社双方の業務効率が大幅に向上します。
メール連携機能、とても便利ですよ！ぜひ試してみてください。
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- クライアント情報／契約内容登録機能
- プラン／サービス登録機能
- ステータス管理機能
- タスク割り当て機能
- カレンダー型公開日管理機能
- ポイント機能
- メール連携機能（メールで案件作成・コメント追加）
トコトンで実現できること
- 複数の連絡手段を一元化 – メール、電話、チャットの情報をすべて一箇所で管理
- 進捗状況の見える化 – 案件の現在のステータスが一目で分かる
- タスクの優先度管理 – 緊急度と重要度を自動的に整理
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