CMSで管理できないものとは?

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

CMSとはコンテンツマネジメントシステムのことですが、

文字通りコンテンツの管理に効果を発揮します。

ですが、大規模なサイトになれば、

関係者が増えてコンテンツの管理以上に、

関係者間のやり取りが煩雑になります。交通整理だけで手一杯といった状況です。

traffic

「コンテンツ管理」と「コンテンツ制作の管理」は別もの

サイトが大規模になると、コンテンツの管理だけでなく、

関係者間のやりとりの管理が必用になるということです。

企画(コンテンツ案)を考える人が、作業(CMSの操作)する人との間で、

仕様や公開日時などの要件を摺合せたあと、制作開始となります。

この間のやり取りは、対面や電話・メールで行われますので、CMSの範疇からは外れます。

ですから、“コンテンツ制作の管理”については、別で考える必要があります。

 

例えば、公開後にページ内容にミスが見つかった場合に、

指示を間違えたのか、制作時に間違ったものか調査します。

多くの場合、メールなどに記録が残っているものですが、

口頭でやり取りした内容だったり、手書きの指示書を破棄したとなると、

その時点で、調べることができなくなります。

これはCMSでコンテンツを管理していたとしても、

回避できる問題ではありません。これを解決するためには、別の仕組が必要です。

では、どんな仕組が当てはまるのでしょうか?

0db43aa2f298cce2c4d0302a4a02cfcf_s

コンテンツ制作を管理する方法

様々な、ツールが想定されますが、

大きく分けてプロジェクト管理ツールと、

コミュニケーションツールに分類されます。

プロジェクト管理ツール

Redmine(レッドマイン)

Backlog(バックログ)

コミュニケーションツール

Chatwork(チャットワーク)

HipChat(ヒップチャット)

Slack(スラック)

はたまた、サイボウズなどのグループウェアも。

これらのツールでは、特定のユーザーをグルーピングして、

やり取りを行なえると同時に関係者と簡単に情報共有ができます。

まわりくどいですが、一番おすすめはトコトンです。

巷にはいろいろ、ツールがあるのですが、

あえて、ここで紹介するのは、

シンプルにメールという手段です。

mail

 

専用メールアドレスで管理を一本化

以下の手順で、“コンテンツ制作の管理”をスマートに行なえます。

1.専用メールアドレスを作る

例えば、dev @ phonogram.co.jpといったメールアドレスを作ります。

 

2.専用メーラーを用意する

普段のメールとは別に、専用のメールソフトをインストールしてください。

無料で簡単にインストールできます。

無料メールソフト Thunderbird – Mozilla Japan

http://www.mozilla.jp/thunderbird/  とかありますね。

インストール制限がかかっているなら、2は飛ばしてOKです。

その代り、既存のメールソフトに受信用アカウントを追加しましょう。

 

3.関係者に転送設定をする

dev @ phonogram.co.jp宛てに送られたメールは、

サイト運用に関わる人のメールアドレスに転送される用に設定します。

 

4.タイトルのルールを作る

例えば、「D【キャンペーンバナーについて】2015.5.1」の様に、

属性(デザインもの、システムもの等)・タイトル・開始日付を入力するというルールを作ります。

こうしておけば、後ほど検索したり、スレッド管理しやすくなります。

 

5.実施

関連するやり取りは、全てこのメールアドレス宛に送りましょう。

 

あとは、実際に回して改善点が出れば、

その都度、手を加えていけば良いでしょう。

 

まとめ

以上の方法で、やり取りの方法が統一できれば、

サイト運用の管理も格段に楽になるということです。

また、トラブルの原因究明や、過去の振り返りにも有効です。

 

どんなツールを導入するにしても、

やり取りする人同士でツールを統一すれば、格段に管理し易くなります。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

トコトン公式サイトへ

「トコトン」はサイト保守を効率化するサービスです。

使用感をお確かめ頂ける無料トライアルがございます。

詳しくはこちら

SNSでもご購読できます。