トコトンとは？
トコトンは、同時多発的に進む小規模プロジェクトの管理に特化した「依頼管理ツール」です。
日々の細かい更新依頼の情報を一元化し、制作会社とクライアント間のコミュニケーションに関わる課題を解決します。
トコトンはこんな企業におすすめ
トコトンは、クライアントとの依頼のやり取りが頻繁に発生する企業様におすすめのプロジェクト管理ツールです。
制作会社に対して、複数のクライアントが存在し「1対N」のやり取りを行っている企業様だけではなく、ハウスエージェンシーのように、「1対1」で大量のやり取りを行っている企業様にもおすすめです。
例えば、下記のような企業様です。
- ウェブ制作会社
- ECサイト制作会社
- システム開発会社
- ウェブメディア運営会社
- ウェブ広告運用会社
- 動画制作会社
- 広告代理店
トコトンの導入事例は、こちらからご確認ください！
一般的なプロジェクト管理ツールとの違い
トコトンは、一般的なプロジェクト管理ツールとは異なり、小規模な制作作業の依頼を管理する機能に特化しています。
低単価で短納期な案件が常に複数発生しているサイト運用の現場で、特に力を発揮します。
| トコトン | 一般的な プロジェクト管理ツール | |
|---|---|---|
| プロジェクト規模 | 同時多発的に進む 小規模プロジェクト向け | 長期的なプロジェクト向け |
| 機能 | 更新業務に必要な機能のみ | 多機能だが 不要な機能が多い |
| 作業指示 | 画面メモ機能による スムーズな依頼 | ExcelやPDFなどの 外部ツールを併用 |
| 料金管理 | ポイント機能により 都度の見積り不要 | 関連機能なし |
画面メモ機能については、こちらのページをご確認ください。
ポイント機能については、こちらのページをご確認ください。
メールやチャットツールでの依頼管理に限界を感じていませんか？
お客様からのホームページ更新依頼について、どのような方法で受け付けているでしょうか？
我々がこれまでWeb制作会社の方に聞いた話では、メールやチャットツールで受付を行っていることが大半でした。
メールで依頼受付を行うデメリット
メールで依頼受付を行う場合、下記のようなデメリットがあります。
- 過去の依頼のやり取りを遡りたいときに、検索に時間がかかってしまう
- 部署の異動などで新しくチームに加入する場合、過去のメールのやり取りを確認できない
- 依頼の受付状況、対応状況などの進捗管理が一元化されず漏れが生まれる可能性がある
チャットツールで依頼管理を行うデメリット
チャットツールで依頼受付を行う場合、下記のようなデメリットがあります。
- お客様毎にチャットグループを作成することはできるが、過去の依頼を遡るのに時間がかかってしまう
- 依頼の受付状況、対応状況などの進捗管理が一元化されず漏れが生まれる可能性がある
クライアントとのやり取りに一般的なプロジェクト管理ツールが導入されない理由
プロジェクト管理ツールを導入すれば解決しそうですが、一般的なプロジェクト管理ツールは、機能が多く、お客様には使いずらい場合が多いです。
ITツールに不慣れなお客様でも直感的に使えるツールでなければ、導入が上手く進みません。
トコトンは、システムを使い慣れていない方でも直感的に使用できる
トコトンは、制作側とお客様側で管理画面が分かれており、お客様側に不要な機能が表示されません。
このため、お客様は迷い無くシステムを利用していただけます。
無料デモ体験はこちらからお申込みください！
プロジェクト管理ツール「トコトン」の4つの特長
Webサイト保守・運用担当者を強力にサポートする主な4つの特長
- 直感的な指示出しができる「画面メモ機能」
- ウェブ制作に特化した「ステータス管理機能」
- 小規模案件の見積工程を簡略化できる「ポイント機能」
- 月単位の予定を視覚化する「カレンダー型タスク管理機能」
直感的な指示出しができる「画面メモ機能」
「画面右上のバナーの下のテキストを…」などのように口頭やテキストのみで修正の指示をいただくと意思疎通がうまく取れなかったり、一度のやり取りでは修正内容を理解できなかったりする場合があります。何往復もやり取りを行うと修正にかかる時間が長くなってしまいます。
画面メモ機能を使用すれば、サイト上に付箋を貼る感覚で修正指示を行うことが可能です。
どの箇所をどのように修正すれば良いかが直感的にわかるため、修正内容の把握にかかる時間を短縮できます。
ウェブ制作に特化した「ステータス管理機能」
Webサイト構築時と違って、運用時は小規模な案件を短納期でかつ同時進行する事が多くなります。トコトンは、保守運用のきめ細やかな進捗把握が可能です。サイト構築時に使う一般的なプロジェクト管理ツールとの違いがここにあります。
トコトンでは、ウェブ制作に特化したステータス管理機能を採用しています。依頼の発生から公開、検収まで進捗状況を管理できます。
これまで複数の作業者に対して口頭で確認していた進捗状況が、データで一元化できるため更新業務の属人化を防ぐことができるようになります。
小規模案件の見積工程を簡略化できる「ポイント機能」
ウェブ制作に関する金銭的な取引をポイントに置き換えることで、作業単位の金額見積もりなどを省き、やり取りを簡略化できます。
ポイント機能を使うと、事前に取り決めた単価表にもとづき案件ごとの使用ポイントが自動で計算されます。
ポイント課金制については、こちらの記事で詳しく解説しています！
月単位の予定を視覚化する「カレンダー型タスク管理機能」
トコトンでは、サイト更新に関わるタスクをカレンダーをベースに管理できます。
複数の案件を同時に進行管理するときに効力を発揮します。ページのリリースやクローズ日時などを締切日時として設定すれば、当日の締切案件だけをまとめて確認することができます。サイト更新に関わる事故を未然に防ぐ手助けになります。
また、過去のカレンダーを確認することで、月末月初や年度末、年度初めなど依頼が集中しやすい時期を把握することが可能です。
こちらからクライアントに今年も同様の更新があるかを確認し、余裕を持って依頼を受けることで、業務集中を分散することができるようになります。
Webサイトの保守・管理・運用サービスには、依頼管理ツール「トコトン」
Webサイト保守・管理・運用には、依頼管理ツール「トコトン」がおすすめです。
「トコトン」は、小規模案件に特化したプロジェクト管理ツールで、日々の細かい更新依頼の情報を一元化することができます。
下記のように、Webサイトの保守・管理・運用に特化した様々な機能を搭載しています。
- クライアント情報／契約内容登録機能
- プラン／サービス登録機能
- ステータス管理機能
- カレンダー型タスク管理機能
- ポイント機能
無料デモ体験の申し込みも受け付け中です。
詳しいサービス内容については、依頼管理ツール「トコトン」サービスサイトからご確認ください。
