1. 依頼管理ツール「トコトン」
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株式会社イープロジェクト 様

トコトンはサイト保守案件を
収益化する仕組み

使用用途
ウェブサイト保守
従業員数
課題
サイト保守契約の対応範囲が不明瞭

事業内容を教えて下さいお顧客の成長をアシストする会社、様々な問題解決で顧客拡大中

イ―プロジェクトは「集客」と「売上」にコミットする広告会社です。会社の立ち上げは、マンションのディベロッパーさんなどからの依頼で、チラシのポスティングを始めたのが原点です。その後、GISといわれる地図データを駆使した戦略的なポスティングで成長してきました。弊社が独自に開発したシステムを使い、顧客が訴求したいターゲット層の多く住むエリアを特定し、効果的なマーケテンングを行うというものです。当社のクリエイティブの原点はポスティング用のアイテムですが、次第にマーケティング全般に関わる相談を頂くようになり、提供するサービスもコンテンツ制作やWebの問題解決など徐々に領域を広げていきました。その流れの中で、DTPが中心だった制作部の中にWebチームを作ることになり、私はその立上げから、イープロジェクトに参加しています。今ではCI(コーポレート・アイデンティティ)の開発など、ビジュアル面だけでなく顧客の事業の中枢にも深く関与するようになっています。顧客の抱える課題が未経験の分野でも積極的に提案するのがイープロジェクトの強みであり企業文化になっています。最近のチャレンジでは映画の企画・製作も手掛けるなど、もはや広告会社の域を超え独自の組織になりつつあります。

トコトンを導入したきっかけ仕組化の手間が省ける

私はWeb制作チームのチーフディレクターとして、社内システムの統括もしながら複数のWeb開発案件を進めています。そのなかで顧客のサイトを保守する案件も多く抱えているのですが、そこには慢性的な課題がありました。月額費用を頂いて保守作業をするのが一般的だと思いますが、人間関係や様々なしがらみからオーダーを頂いたもの以外の作業にも対応することが多く発生していました。時には原価を割ってしまう案件もあり、早急な対応が必要と認識していました。しかし課題として認識していながら日々の業務に追われ、解決策を考える時間的な余裕もありません。なにか良い方法はないものかと、“サイト保守の収益化”のような、キーワードで検索しているときに、「トコトン」のサイトにたどり着きました。「ポイントでタスクを見える化できる」とのサイト内のテキストを読み、「この仕組みは使えるかも・・・」と思いました。漠然と思い描いていた、保守案件を定型的にさばける仕組みが、既にサービスとして存在しているなら使わない手はない、ということで導入を決めました。

トコトンの効果とはタスク管理だけでなく、原価管理の役割までフォロー

保守契約の対応範囲が不明瞭だったため、オーダーを頂いたものを無制限に対応して、結果的に損が出てしまうということがありましたが、トコトンに全ての保守案件を記録しておくことで、事前に頂いた保守費用を超えた作業分は、次の契約更新時に追加費用として頂く、という仕組みができあがりました。この仕組みであれば、それまで取りこぼしていた作業分も収益化できます。過去に、何を、どの程度、対応したのか把握できれば、ボトルネックが見え、改善策を考える指針にもなります。そうなれば、原価管理にも効果が発揮できると思います。トコトンを導入する前は、お客さまも今どのくらい私たちに仕事を振っているのか、把握されていない状態でした。トコトンを使ってもらうと、オーダーした作業が見える化でき、仕事のつまり具合も把握して頂けるようになりました。弊社でも、いつまでにどのタスクを誰がやらなければならないのか共有できるので、属人的だったタスク管理を排除して、作業のし忘れや対応遅れなどのミスも軽減できました。トコトンを使えば、クリエーターは制作に専念でき、マネージャーの管理コストも削減できます。結果的に、お客さんにも質の高い成果物が提供でき、満足度の向上につながると思います。他にメリットとして考えられるのは、どの作業が、いくらで、いつできるのか明確になるので、計画的なサイト運用が出来るようになるのではないかと思います。サイト保守全体のボリュームが見える化できれば、来期以降の予算組にも役立ていただけるのではないかと思います。

※組織名・肩書は当時のものです。
※当事例は、旧トコトンをご利用のお客様の事例です。

株式会社イープロジェクト

【事業概要】
広告制作、WEB制作、印刷、ポスティング、インターネット広告、出版、編集、ライティング、イベントの企画・運営、映像制作、映画企画・製作

WEBサイト http://www.e-project.co.jp/

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