Webサイトは作った後が重要です。
サイトのパフォーマンスを維持するためには、定期的なメンテナンスが欠かせません。
自動車なら、オイル交換しないとエンジン壊れるし、タイヤ交換しないとバーストします。
Webサイトも同じようにメンテナンスが重要です。
メンテナンス作業より、やり取りに時間をとられていませんか？
Webサイトのパフォーマンスを維持する為には、メンテナンスが大事です。
ここで言うメンテナンスとは、ページの内容を変更したり、バナーを貼ったり、細かな制作業務のことです。
こういったメンテナンス業務より、お客様とのやり取りに時間がかかってしまうということは無いでしょうか？
特にやり取りに時間がかかるのが、見積もり発注などの受発注業務です。
これらは、ポイント課金制を導入することで解決できるかもしれません。
詳しく解説していきます！
ポイント課金制とは？
ポイント課金制とは、事前に購入したポイントを、何かしらのサービスの提供と引き換えに消費する仕組みです。
Webサイトに置き換えれば、「バナー制作」というサービスを提供する代わりにポイントを頂く。
といった形で利用できます。
通常の制作業務の場合
ポイント課金制を導入していない場合は、どうでしょうか。
全ての制作業務にはコストが発生していますから、事前に見積書を提示するなどして、「この作業は３日かかるので○○○○○円です」といった流れで取引きします。
ある程度、金額の大きい話ならこのやり方で良いのですが、Webサイトの運用業務に関する金額は少額です。
都度金額をはじいて、受発注処理を経て、制作開始するのでは、スピード感が必要なサイト運用にとっては非効率です。
ポイント課金制を導入した制作業務の場合
ポイント課金制を導入した制作業務の場合は、毎年1回など事前にポイントをまとめて購入していただき、制作業務の必要性が出たときに、そのポイントを消費して依頼を行っていただきます。
このようにすることで、小規模な見積もりのやり取りを簡略化できるようになります。
ポイント課金制のメリットとは？
ポイント課金制を導入するにあたり、制作会社側だけではなく、お客様側にもメリットを感じていただく必要があります。
制作会社のメリット、お客様のメリット、それぞれについて紹介します！
制作会社がポイント課金制を導入するメリット
Web制作会社がポイント課金制を導入するメリットは、下記の通りです。
- 事前にまとめてポイントを購入いただくことで、キャッシュフローが良くなる
- 作業をメニュー化することで金額交渉を省略することができる
- 担当者による見積もり金額違いを防ぐことができる
それぞれについて、詳しく紹介します！
事前にまとめてポイントを購入いただくことで、キャッシュフローが良くなる
通常の制作業務の場合、制作着手→納品→請求→入金、という流れであり、月末締め翌月末払いが一般的です。
その場合、制作着手から入金までには、少なくとも1ヶ月以上かかることになります。
ポイント課金制を導入し、事前にまとめてポイントを購入いただくと、制作着手よりも前に現金が入ることになります。
その結果、キャッシュフローが良くなるだけではなく、保守・運用の専任担当などを設置しやすくなります。
作業をメニュー化することで金額交渉を省略することができる
ポイント課金制を導入するためには、下記のように各種作業をメニュー化する必要があります。
そして、このメニュー表をお客様と事前に共有することで、価格交渉を省略することができます。
| 作業メニュー | ポイント |
|---|---|
| ページ内テキスト修正 | 1pt |
| 新規ページ制作 | 2pt |
| 新規画像制作 | 3pt |
| フォームの項目修正 | 3pt |
担当者による見積もり金額の違いを防ぐことができる
作業内容を確認して、各担当者が見積もりを行う場合、担当者ごとに見積もり金額が異なる可能性があります。
これは見積もりをするための工数の想定に違いがあるなどが原因かと思いますが、ポイント課金制の導入にあたり、メニュー表を作成することで、このような見積り金額の違いを防ぐことができます。
お客様さまがポイント課金制を導入するメリット
それでは、お客様がポイント課金制を導入するメリットにはどのようなものがあるでしょうか。
メリットは、下記の通りです。
- 社内での決裁申請などの手間を削減できる
- 都度見積もりよりも低コストで依頼できる
- Webサイトの更新がスピーディーに行える
それぞれについて、詳しく解説していきます。
社内での決裁申請などの手間を削減できる
通常のフローの場合、たった1ページの小さな修正であっても、都度見積もりを行い、社内で決裁申請を行う必要があります。また、同一期間に複数の修正依頼を行う場合、どの案件がどの見積もりなのかを照合するなどの管理の手間が発生してしまいます。
ポイント課金制を導入すれば、社内での決裁申請は、ポイントを購入するときの1回で済むようになり、手間を削減することができます。
都度見積もりよりも低コストで依頼できる
制作会社側も、案件毎の見積もり作成や請求書送付などの手間が削減されることや、事前にポイントをまとめて購入いただけるということから、都度見積もりよりも、ポイントをまとめて購入した方が、低コストになるように価格設定を行っている場合が多いです。
お客様は、制作会社に依頼する業務負担だけではなく、実際の制作コストを削減することができるメリットもあります。
Webサイトの更新がスピーディーに行える
制作会社側での見積り、社内での決裁申請にかかる時間を削減することができるため、Webサイトの更新がスピーディーに行えるようになります。
例えば、10日後に開催されるイベントの告知をWebサイトで行いたい場合、通常のフローでは間に合わないと判断し、告知を諦めてしまうということがあるかもしれません。
ポイント制を導入することで、このようなことを防ぐことができ、タイムリーにユーザーに情報発信が行えるようになります。
ポイント課金制のWebサイト保守／運用の始め方
ポイント課金制は、Web制作会社だけではなく、お客様にもメリットがあることがわかりました。
それでは、ポイント課金制をWebサイト保守／運用に導入するにはどのように進めれば良いのでしょうか？
ポイント課金制のWebサイト保守／運用を始めるには、下記4つの取り組みが必要です。
詳しく解説します！
- Webサイト保守／運用で発生する業務項目を洗い出す
- 発生する各業務の工数を算出し単価を決める
- 1ポイント当たりの単価を決める
- お客様に共有するポイント表を作成する
Webサイト保守／運用で発生する業務項目を洗い出す
まずは、メニュー表を作成するために、Webサイト保守／運用で発生する業務項目を洗い出しましょう。
これまでWebサイトの制作後に依頼されたことのある内容や、今後発生しそうな内容をまとめましょう。
一般的なWebサイト保守／運用の業務内容については、こちらの記事を参考にしてみてください。
ホームページ管理・保守費用の内訳と相場とは？
発生する各業務の工数を算出し単価を決める
次に、洗い出した各業務について、およそどの程度工数がかかるかを算出しましょう。
その工数をもとに、各業務について利益の出る作業単価を決めましょう。
1ポイント当たりの単価を決める
次に、1ポイント当たりの単価を決めます。
わかりやすいのは、一番低い作業単価を1ポイントとするというものです。
例えば、テキスト修正の作業単価が5,000円で一番安い作業単価の場合、「1ポイント=5,000円」とします。
懸念事項として、テキスト修正1つとっても、Webサイトの作りによっては、作業工数が変わるということもあるかもしれません。
このような場合は、お客様のWebサイトの作りなどの条件に応じて、それぞれ1ポイント当たりの単価を変更するというもの一つの手段です。
お客様に共有するポイント表を作成する
ここまでで「各業務の単価」と「1ポイント当たりの単価」を算出できたので、これらをもとに、各業務とポイントの対応表を作成します。
各業務について注意点があれば、ポイント表に記載するようにしましょう。
例えば、「ページ修正」という業務について、どこまでが対応範囲かなどについてです。
ポイント課金制での取引方法
次に実際にどのようにして、お客様とポイント課金制で取引を行うかについて紹介します。
下記のような準備が必要です。
- お客様のWebサイトでの作業ボリュームを把握する
- お客様の年間予算を把握する
- 可能な限りWebサイトの制作前に提案を行う
それぞれについて詳しく解説します。
お客様のWebサイトでの作業ボリュームを把握する
まずは、現在お客様のWebサイトでどのような更新作業が、どのくらいの頻度で発生しているかを確認しましょう。
例えば、下記のような内容です。
- 採用サイトの募集要項の修正が年1回
- 代表挨拶の更新が年1回
- イベントの開催に伴う告知が年4回
- 不定期で年に数回、社員紹介ページの更新
これらは、実際にどの程度ポイントを購入していただいた方が良いかの参考のために確認します。
そのため、100%の精度ではなく、ざっくりとどのくらい作業が発生するかを確認するので問題ありません。
お客様の年間予算を把握する
お客様がWebサイトの運用に年間どの程度の費用をかけられるかについて、確認しましょう。
こちらから、「Webサイトのこのページは〇〇の理由で、定期的に更新や追加をした方が良いので…」のようにこちらから提案を行い、予算を確保してもらうのも良いでしょう。
お客様の年間予算を把握した上で、対応すべき保守・運用業務に優先度をつけて、必要なポイント数を算出します。
可能な限りWebサイトの制作前に提案を行う
お客様によっては、予算が1年に1回や半年に1回などで決まるため、Webサイトの制作後に提案しても遅い場合があります。
予算に組み入れてもらうためにも、Webサイト制作の提案時に、保守・運用についても提案を行うようにしましょう。
ポイント課金制の導入を行うなら「トコトン」
ここまで、紹介してきた「ポイント課金制」を導入するのに、最適なツールが「トコトン」です！
トコトンは、創業20年のウェブ制作会社が自社の業務効率化のために生み出したサービスです。
小規模な制作作業の依頼を管理する機能に特化しており、ポイント課金制に関連する機能には、下記のようなものがあります。
- プラン／サービス登録機能
- 契約内容登録機能
- ポイント機能
ポイント課金制を導入するのに便利な機能を紹介します！
プラン／サービス登録機能
よくある依頼内容をサービスとして登録し、Webサイトの保守／運用プランを作成できる機能です。
契約内容登録機能
クライアントの企業情報や契約内容、制作に関する社内メモなどを登録することができる機能です。
契約ポイントやこれまでに利用したポイントもこちらで確認できます。
ポイント機能
お客様からの依頼受付時に作業内容を選択すると、下記のように自動でポイント数を計算し、購入したポイントを消費する機能です。
お急ぎの納期の依頼の場合のポイント倍率のルールなどを予め設定しておくことで、クライアントは、余裕を持って依頼を行ったり、急ぎの場合も気兼ねなく発注をお願いできるようになります。
Webサイト保守／運用業務を行っている方や、これから始めようと考えられている方に、ぜひトコトンのご利用をお役立ていただければと思います。
この記事で紹介した以外にもWebサイト保守／運用の管理に役立つ機能が満載です！
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