1. 依頼管理ツール「トコトン」
  2. トコトンとは?

トコトンとは?

トコトンのサービス概要や一般的なプロジェクト管理ツールとの違い、開発背景について紹介します。

トコトンは、
同時多発的に進む小規模プロジェクトの管理に
特化した「依頼管理ツール」です。

「トコトン」は、小規模案件に特化したプロジェクト管理ツールです。
日々の細かい更新依頼の情報を一元化し、
制作会社とクライアント間のコミュニケーションに関わる課題を解決します。

一般的なプロジェクト管理ツールとの違い

トコトンは、一般的なプロジェクト管理ツールとは異なり、小規模な制作作業の依頼を管理する機能に特化しています。
低単価で短納期な案件が常に複数発生しているウェブサイト運用の現場で、特に力を発揮します。

また、価格交渉を含むほとんどの交渉事や承認フローをテンプレート化することが可能です。
シンプルな受発注・進捗管理で、制作会社とクライアントの双方が、これまで費やしていた手間と時間を削減できます。

  • プロジェクト規模
  • 機能
  • 作業指示
  • 料金管理
TOKOTON
プロジェクト規模同時多発的に進む小規模プロジェクト向け
機能更新業務に必要な機能のみ
作業指示画面メモ機能によるスムーズな依頼
料金管理ポイント機能により都度の見積り不要

トコトンの機能一覧を確認する

一般的な
プロジェクト管理ツール
プロジェクト規模長期的なプロジェクト向け
機能多機能だが不要な機能が多い
作業指示ExcelやPDFなどの外部ツールを併用
料金管理関連機能なし

トコトンの開発背景

トコトンは、創業20年のウェブ制作会社が
自社の業務効率化のために生み出したサービスです。

トコトンは、ウェブ制作会社が自社の課題を解決するために生まれたサービスです。
サービス開発前の弊社は、下記のような課題を抱えていました。

  • 雑多な作業で1日のスケジュールが埋め尽くされる
  • 本来の作業は夜に…結果、残業の日々
  • 小規模な作業ほど、費用請求がおざなりに…積もり積もって多くの損失が発生
  • メール、FAX、電話など指示がバラバラで管理の手間が発生

このような課題を解決し、下記2点を実現するために、トコトンを開発しました。

  1. 更新案件の業務効率化を図り、クリエイティブな仕事に割く時間を増やすこと
  2. 小さな修正についても費用をいただくことで更新業務を収益化すること
株式会社フォノグラム 取締役
トコトン事業責任者
中丸 賢二

ウェブサイト保守・運営は、制作時間以外の割合が大きい

当時、業務に占める時間を洗い出してみたところ、ウェブサイトの保守・運営に占める割合は、全体の35%を占めていました。

また、ウェブサイトの保守・運営業務の内、70%の時間は、納期調整、金額調整、内容確認など制作以外の時間が占めていました。

ウェブサイト保守・運営業務に占める制作以外の時間を圧縮できれば、業務全体の20%の時間を削減できることがわかりました。

そのために、どのようなことに取り組めばよいかを洗い出しました。

グラフ:業務別時間比率

制作時間以外を削減するための 4つの取り組み

制作以外の業務を洗い出し、大きく分けて下記の4つに取り組むべきだとわかりました。

様々な形式で届く指示を管理する時間を削減するために
  • 営業、ディレクター、制作者、誰に来るかわからない依頼を統一化
  • メール、電話、FAXなどの連絡手段を統一化
  • テキストでは伝わりづらい修正指示をビジュアルでわかりやすく
進捗把握の時間を削減するために
  • 制作者に口頭で進捗確認するのを、データで一元化
納期調整にかかる時間を削減するために
  • 納期を指定して依頼してもらえるワークフローを制定
  • 余裕のある納期で依頼してもらえばお得になるように仕組み化
見積や決裁、請求にかかる時間を削減するために
  • 事前にまとめてポイントを購入していただき、ポイントで依頼ができるように仕組み化
  • 作業内容とそれにかかるポイントをメニュー化し、事前にクライアントに共有

これらの仕組みをシステム化し、誕生したのがトコトンです。

TOKOTON

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運用開始後に達成した、約5倍の効率化

トコトンを開発し、社内で導入する前は、営業、エンジニア、デザイナーの計6人で28社のウェブサイト保守・運営の業務を対応していました。

トコトンの開発を機に、ウェブサイト保守・運営の専門部署を新設し業務改善に取り組んだ結果、作業人数2人で41社のウェブサイト保守・運営を対応できるようになりました。

図:約5倍の効率化

最後に

弊社内でトコトンを利用し始めてから約10年。
トコトンで受け付けた依頼数は、1万件を超えています。

見積もりや依頼のやり取りなどにかかる時間を1案件で30分短縮できたとすると、これまでに5,000時間もの時間を削減できたことになります。
単に時間を削減できただけではなく、従業員の働きやすさを向上させたり、情報を一元化することでチームワークも向上したと感じています。

ぜひ、我々と同じ課題を感じている方にトコトンを活用いただきたいです。

トコトン事業責任者 中丸賢二

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